Minijob: Arbeitszeit aufzeichnen

Wen trifft es?

Wer Minijobber beschäftigt, muß deren Arbeitszeit besonders genau aufschreiben, egal in welcher Branche (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Das gilt für Minijobs bis zur Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat (2026; ab 1. Januar 2027: 633 Euro, § 8 Abs. 1a SGB IV). Es gilt ebenso für kurzfristige Aushilfen, etwa in den Ferien (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV).

In bestimmten Branchen gilt es für alle Mitarbeiter, nicht nur für Minijobber (§ 2a SchwarzArbG), zum Beispiel:

• Baugewerbe
• Gaststätten und Beherbergung
• Gebäudereinigung
• Spedition, Transport und Logistik
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

Ob Ihr Betrieb dazugehört, erkennen Sie an der Sofortmeldung: Müssen Ihre Leute bei Arbeitsbeginn sofort gemeldet werden (§ 28a Abs. 4 SGB IV) und ihren Ausweis mitführen? Dann gehört Ihr Betrieb dazu, und die Aufzeichnung gilt für alle. Im Zweifel zeichnen Sie so auf, wie hier beschrieben.

Was und bis wann?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag. Samstag, Sonntag und Feiertage zählen mit. Beispiel: Arbeit am Montag, 5. Oktober – eingetragen bis Montag, 12. Oktober, 24 Uhr.

Ob auf Papier oder digital, ist egal (Ausnahme: Fleischwirtschaft, dort elektronisch). Unterschriften sind nicht nötig. Pausen ziehen Sie von der Dauer ab; wann sie waren, müssen Sie nicht notieren. Tragen Sie nach einem Wochenplan ein, ergänzen Sie nur, was davon abwich, und vermerken Sie, daß Sie den Plan geprüft haben – auch wenn alles stimmte.

Die kostenlose Stundenzettel-Vorlage hat die Spalten dafür: Kommen, Gehen, Pause und Stunden, für einen Monat.

Ihre Leute dürfen selbst eintragen. Daß es stimmt, müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen. Für Handwerk und Montage gilt: Beginn und Ende aufschreiben, nicht nur die Dauer. Die Vereinfachung für rein mobile Tätigkeiten (§ 1 MiLoAufzV) paßt nicht, wenn Einsatzort und Zeiten vorgegeben sind.

Erfassen Sie mit der Zeiterfassung von AEO: Was Ihre Leute darüber erfahren müssen, steht im Merkblatt für Mitarbeiter, einem Muster, frei zu benutzen.

Wie lange aufheben, wo bereithalten?

Heben Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf. Am sichersten rechnen Sie die zwei Jahre ab dem Ende der Sieben-Tage-Frist. Bei einer Prüfung müssen sie in Deutschland und auf Deutsch vorliegen, auf Verlangen auch am Einsatzort, zum Beispiel auf der Baustelle (§ 17 Abs. 2 MiLoG).

Es prüft der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), angekündigt oder unangekündigt. Er darf während der Arbeits- oder Geschäftszeiten Geschäftsräume und Grundstücke betreten (Wohnungen nicht), Ihre Leute befragen und Unterlagen und Daten in jedem Format einsehen. Digitale Aufzeichnungen müssen sich also bei einer Prüfung zeigen oder ausgeben lassen.

Wer ist ausgenommen?

Keine Aufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz brauchen:

• Minijobs im Privathaushalt (§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG),
• mitarbeitende Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Inhabers (§ 1 Abs. 2 MiLoDokV).

Wer sich auf eine Ausnahme beruft, muß sie belegen können.

Diese Ausnahmen gelten nur für das Mindestlohngesetz. Die allgemeine Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, bleibt: Arbeitszeit aufzeichnen: Pflicht für jeden Arbeitgeber.

Was droht?

Wer die Arbeitszeit nicht, falsch, unvollständig oder zu spät aufschreibt oder nicht zwei Jahre aufhebt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).

Wer Unterlagen nicht bereithält oder die Prüfung behindert, riskiert bis zu 30.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 und 9, Abs. 3 MiLoG).

Das sind Obergrenzen. Wie hoch ein Bußgeld ausfällt, richtet sich nach dem Gewicht des Verstoßes, dem Vorwurf und Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen (§ 17 Abs. 3 OWiG). Bei Fahrlässigkeit liegt die Obergrenze bei der Hälfte (§ 17 Abs. 2 OWiG).

Mit der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung von AEO läuft im Browser, auf dem Handy wie am Rechner – gebaut für Betriebe, deren Leute draußen arbeiten, etwa im Handwerk, in der Montage oder in der Gebäudereinigung.

Ihre Leute tippen Kommen und Gehen aufs Handy, die Dauer rechnet die Anwendung. Fehlt an einem eingestellten Arbeitstag der Eintrag, steht der Tag ab dem nächsten Tag rot in Ihrer Übersicht, mit Datum. In Pro zeigt die Übersicht dazu, für welche Tage die Sieben-Tage-Frist bald abläuft. Ist jemand als Minijobber gekennzeichnet, meldet die Lohnseite, wenn sein Brutto in einem Monat über der Grenze liegt.

Kommt eine Prüfung, laden Sie den Stundennachweis als PDF: eine Seite je Person, mit Beginn, Ende und Dauer jedes Tages und jeder Berichtigung. Am Monatsende schreibt die Anwendung die Lohndatei für Ihr Lohnbüro; abgetippt wird nichts.

Ab 49,00 € netto im Monat, 10 Nutzer inklusive, Ihr eigener Zugang zählt mit. Keine Mindestlaufzeit. Selbst anmelden, ohne Anruf und ohne Termin.

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Fragen? Ali Enes Özcan, der die Anwendung baut: 0177 3464867