Arbeitszeit aufzeichnen: Pflicht für jeden Arbeitgeber

Wer muß aufzeichnen?

Jeder Arbeitgeber, für seine Arbeitnehmer. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21). Die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), so ausgelegt, wie es das EU-Recht verlangt – nicht aus dem Arbeitszeitgesetz. Wörtlich steht sie dort nicht. Das Bundesarbeitsministerium sagt dazu: Das ist schon heute geltendes Recht.

Eine Ausnahme für kleine Betriebe gibt es nicht. Die Größe des Betriebs zählt nur dafür, wie aufwendig das System sein muß.

Ausgenommen sind nur Gruppen, für die das Gesetz eine Ausnahme vorsieht. Das sind vor allem leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Gesellen, Helfer, Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber sind nicht ausgenommen. Ihre eigene Zeit als Inhaber müssen Sie nicht erfassen.

Was schreiben Sie auf?

Für jeden Arbeitstag: Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit, Überstunden eingeschlossen. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Tragen Sie sie so ein, daß die Dauer stimmt.

Ein Stundenzettel, den keiner ausfüllt, erfüllt die Pflicht nicht: Das System muß auch wirklich benutzt werden.

Papier oder App?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz heute nicht vor. Je nach Tätigkeit und Betrieb kann Papier genügen. Eine App ist erlaubt, aber keine Pflicht. Eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken gibt es bei uns.

Kommt ein neues Gesetz?

Ein Gesetz, das die Zeiterfassung genauer regelt – etwa ob sie elektronisch sein muß –, gibt es noch nicht (Stand: 16.10.2026). Die Bundesregierung arbeitet nach eigener Angabe daran (Bundestags-Drucksachen 21/5695 und 21/7700). Ein erster Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 ist nicht amtlich veröffentlicht; über seinen Inhalt berichtet die Presse. Beschlossen ist davon nichts. Die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, gilt trotzdem schon heute.

Bis wann eintragen, wie lange aufheben?

Für die allgemeine Pflicht nennt das Gesetz keine Frist. Halten Sie trotzdem die Frist des Mindestlohngesetzes ein: bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag. Sie gilt für Minijobber und einige Branchen. Am besten tragen Sie am selben Tag ein.

Auch eine Aufbewahrungsfrist ist für die allgemeine Pflicht nicht geregelt. Für Arbeit über acht Stunden an einem Werktag gilt: Die Nachweise heben Sie mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Am sichersten heben Sie alle Zeitnachweise zwei Jahre auf.

Vertrauensarbeitszeit und wer einträgt

Vertrauensarbeitszeit ist weiter erlaubt. Sie befreit aber nicht von der Erfassung: Auch dann wird aufgeschrieben, wann gearbeitet wurde.

Sie dürfen das Eintragen Ihren Leuten überlassen. Verantwortlich bleiben Sie: Sie sorgen dafür, daß wirklich und richtig eingetragen wird.

Erfassen Sie mit der Zeiterfassung von AEO: Was Ihre Leute darüber erfahren müssen, steht im Merkblatt für Mitarbeiter, einem Muster, frei zu benutzen.

Wer kontrolliert, was droht?

Es kontrolliert die Arbeitsschutzbehörde Ihres Bundeslandes, zum Beispiel die Gewerbeaufsicht. Für das bloße Fehlen der Erfassung sieht das Arbeitsschutzgesetz kein sofortiges Bußgeld vor: Die Behörde ordnet zuerst an, was zu tun ist. Wer die Anordnung nicht befolgt, riskiert bis zu 30.000 Euro (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, Abs. 2 ArbSchG).

Ein Bußgeld droht dagegen sofort, wenn Sie Arbeit über acht Stunden an einem Werktag nicht aufzeichnen oder die Nachweise nicht zwei Jahre aufheben: ebenfalls bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG).

„Bis zu“ heißt: Das ist die Obergrenze. Wie hoch ein Bußgeld ausfällt, richtet sich nach dem Gewicht des Verstoßes, dem Vorwurf und Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen (§ 17 Abs. 3 OWiG). Bei Fahrlässigkeit liegt die Obergrenze bei der Hälfte (§ 17 Abs. 2 OWiG).

Für Minijobber und Betriebe in Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung und weiteren Branchen gelten strengere Regeln: Minijob: Arbeitszeit aufzeichnen.

Mit der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung von AEO läuft im Browser, auf dem Handy wie am Rechner – gebaut für Betriebe, deren Leute draußen arbeiten, etwa im Handwerk, in der Montage oder in der Gebäudereinigung.

Ihre Leute tippen Kommen und Gehen aufs Handy; wer kein Handy nutzt, den tragen Sie einmal in der Woche ein. Fehlt an einem eingestellten Arbeitstag der Eintrag, steht der Tag ab dem nächsten Tag rot in Ihrer Übersicht, mit Datum. Vor dem Monatsabschluss prüft die Anwendung, ob an einem Tag mehr als acht oder mehr als zehn Stunden gearbeitet wurde und ob die Ruhezeit eingehalten ist.

Kommt eine Prüfung, laden Sie den Stundennachweis als PDF: eine Seite je Person, mit Beginn, Ende und Dauer jedes Tages und jeder Berichtigung. Am Monatsende schreibt die Anwendung die Lohndatei für Ihr Lohnbüro; abgetippt wird nichts.

Ab 49,00 € netto im Monat, 10 Nutzer inklusive, Ihr eigener Zugang zählt mit. Keine Mindestlaufzeit. Selbst anmelden, ohne Anruf und ohne Termin.

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Fragen? Ali Enes Özcan, der die Anwendung baut: 0177 3464867