Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Zeiterfassung

Stand: 11.10.2026 · Fassung: 2026-11-16

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§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Bedingungen gelten für die Überlassung und den Betrieb der Web-Anwendung „Zeiterfassung" durch AEO IT & Consulting, Inhaber Ali Enes Özcan, Mühlenstraße 250, 45475 Mülheim an der Ruhr (nachfolgend „Auftragnehmer") gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend „Kunde").

(2) Für die Zeiterfassung gelten allein diese Bedingungen, die Preisliste und der Auftragsverarbeitungsvertrag. Andere Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers, insbesondere seine allgemeinen AGB für IT-Dienstleistungen, gelten für diesen Vertrag nicht.

(3) An Verbraucher wird die Zeiterfassung nicht überlassen.

(4) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Auftragnehmer stimmt ihnen in Textform ausdrücklich zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Kunden eine Web-Anwendung zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten über das Internet zur Nutzung bereit. Die Anwendung wird auf Servern des Auftragnehmers betrieben; eine Installation beim Kunden findet nicht statt.

(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus diesem § 2 und aus der Preisliste („Was die Stufen unterscheidet"), jeweils in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung. Zum Zeitpunkt dieses Vertrags umfasst er:

• Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Fahrzeit je Mitarbeiter und Tag
• Erfassung von Abwesenheiten, auch für mehrere Personen in einem Vorgang
• automatische Berechnung von Arbeitszeit, Sollstunden und Verpflegungsmehraufwand nach den vom Kunden vorgegebenen Regeln
• Feiertagsberechnung für das vom Kunden angegebene Bundesland
• monatlicher Prüflauf, Export für die Lohnabrechnung und ein Monatsabschluss als PDF
• einmalige Übernahme vorhandener Stundenzettel, Mitarbeiter- und Lohnlisten aus Tabellen, PDF-Dateien und Fotos, auch handschriftlicher Aufzeichnungen, mit dem KI-Assistenten im Einrichtungsmodus (§ 2 Abs. 5)
• in der Stufe Enterprise: ein KI-Assistent, der Aufträge des Kunden entgegennimmt (§ 2 Abs. 6)
• die Verbindung mit dem Lohn- oder Steuerbüro des Kunden, in der Stufe Enterprise auch die Bereitstellung der Lohndatei an dieses Büro (§ 2 Abs. 7)
• die Betreuung durch einen Vertriebspartner des Auftragnehmers, soweit dem Kunden einer zugeordnet ist (§ 4a)
• Bedienung auf Deutsch; die Seiten der Mitarbeiter auch auf Türkisch und Englisch

(2a) Vorführungen. Der Auftragnehmer und seine Vertriebspartner führen die Anwendung in eigenen Vorführbetrieben mit erfundenen Daten vor. Dort lässt sich für die Ansicht zwischen den Stufen umschalten; im Betrieb des Kunden gibt es diese Umschaltung nicht, und eine andere Stufe bucht der Kunde nach § 8 Abs. 2a. Was eine Vorführung zeigt, ist kein Angebot und keine Zusage; welche Funktionen der Kunde erhält, richtet sich nach Absatz 2 und der Preisliste für die gebuchte Stufe. Neue Funktionen können in einer Vorführung schon zu sehen sein, bevor sie in der Preisliste stehen; sie gehören erst dann zum Leistungsumfang.

(3) Der Auftragnehmer erbringt keine Lohnabrechnung. Die Anwendung bereitet Daten für die Lohnabrechnung auf; die Abrechnung selbst ist eine nach dem Steuerberatungsgesetz vorbehaltene Tätigkeit und bleibt Sache des Kunden oder seines Steuerbüros.

(4) Der Auftragnehmer schuldet keine Rechtsberatung, insbesondere nicht zu Arbeitszeitrecht, Lohnsteuerrecht oder Reisekostenrecht. Hinweise der Anwendung — etwa zu Pausenzeiten oder Verpflegungsmehraufwand — sind Rechenhilfen, keine Rechtsauskunft.

(5) Übernahme vorhandener Aufzeichnungen. Der Kunde kann eigene Dateien hochladen — Tabellen, PDF-Dateien oder Fotos, auch handschriftlicher Aufzeichnungen, eine Datei je Person oder eine für den ganzen Betrieb —, um daraus Stammdaten und Arbeitszeiten zu übernehmen. Dafür gilt:

a) Einrichtungsmodus. Die Übernahme führt der KI-Assistent nach Absatz 6 in einem eigenen Einrichtungsmodus aus. Dieser Modus steht in allen Stufen und bei jeder Übernahme zur Verfügung; er endet, sobald der Kunde die Übernahme abschließt oder verwirft. Solange er läuft, kann der Assistent in allen Stufen auch in den Daten des Betriebs nachschlagen und Änderungen vorschlagen wie nach Absatz 6 Buchstabe b; Absatz 6 Buchstaben b bis d gelten entsprechend. Danach gibt es den laufenden Assistenten nur in der Stufe Enterprise. Zur Erkennung des Aufbaus und zum Abschreiben von Fotos, Scans und PDF-Dateien setzt der Auftragnehmer ein KI-Sprachmodell eines Unterauftragsverarbeiters ein, der im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt ist. Übermittelt werden bei Tabellen Ausschnitte, bei Fotos, Scans und PDF-Dateien die vollständige Datei (Ausnahme: Buchstabe b Satz 4). Die Übermittlung erfolgt erst, nachdem der Kunde ihr vor dem Hochladen ausdrücklich zugestimmt hat; ohne diese Zustimmung wird nichts übermittelt.

b) Was vorher entfernt wird, und was nicht. Aus Tabellen und aus Texten — Fragen, Antworten und nachgeschlagenen Daten — entfernt die Anwendung vor jeder Übermittlung Angaben, die sie als Konfession, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung (IBAN, BIC) oder Krankenkasse erkennt, sowie Spalten, deren Überschrift auf diese Angaben oder auf Gesundheitsangaben (etwa Diagnose oder Behinderung) hinweist. Sie erkennt solche Angaben an Spaltenüberschriften und Zahlenmustern; eine Angabe ohne diese Merkmale, etwa in einem frei geschriebenen Satz, erkennt sie nicht sicher. Fotos, Scans und PDF-Dateien werden unverändert übermittelt, mit allem, was darauf steht; aus ihnen kann die Anwendung nichts entfernen. Ausgenommen sind Lohn- oder Gehaltsabrechnungen als PDF-Datei mit lesbarer Textebene: Von ihnen geht nur ein Auszug der Zeilen hinaus, die Name, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum tragen können. Welche Arten von Angaben übermittelt und welche entfernt wurden und ob ein Foto oder eine PDF-Datei hinausging, hält die Anwendung je Übermittlung fest; der Kunde erhält darüber auf Anfrage Auskunft.

Der Kunde entfernt deshalb vor dem Hochladen Angaben, die für die Übernahme nicht gebraucht werden, insbesondere Bankverbindungen und Gesundheitsangaben. Die Anwendung weist ihn vor dem Hochladen darauf hin. Lohn- oder Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und andere Unterlagen mit Angaben zu Konfession oder Gesundheit lädt der Kunde nicht als Foto, Scan oder PDF-Datei ohne lesbare Textebene hoch; vor dem Hochladen solcher Dateien bestätigt er das in der Anwendung. Erkennt die Anwendung eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung ohne lesbare Textebene am Dateinamen oder am Inhalt, übermittelt sie sie nicht. Eine Datei, die erst beim Abschreiben als Lohn- oder Gehaltsabrechnung erkannt wird, ist zu diesem Zeitpunkt schon übermittelt; das Sprachmodell ist angewiesen, sie nicht abzuschreiben, und eine Abschrift wird verworfen. Übernommen und gespeichert werden aus Lohn- oder Gehaltsabrechnungen nur Name, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum; alles andere wird verworfen. Wo eine Mitarbeiterliste dieselben Angaben enthält, ist sie der sparsamere Weg.

c) Der Auftragnehmer schuldet keine richtige Erkennung. Die Erkennung ist eine Rechenhilfe wie die Hinweise nach Absatz 4. Vor dem Schreiben zeigt die Anwendung eine Vorschau; maßgeblich ist, was der Kunde dort bestätigt. Er prüft sie und trägt die Verantwortung für die übernommenen Daten. Was sich auf einem Foto oder Scan nicht sicher lesen läßt, wird als unleserlich gekennzeichnet und nicht ergänzt.

d) Die Übernahme ist als einmaliger Umzug vorgesehen und steht in angemessenem Umfang zur Verfügung. Der Auftragnehmer darf die Zahl der Auswertungen je Kunde und Tag begrenzen; die Anwendung zeigt an, wieviel noch möglich ist. Braucht der Kunde mehr, genügt eine Nachricht.

e) Für die Übernahme fällt das in der Preisliste ausgewiesene einmalige Entgelt an. Es entsteht einmal je Betrieb mit der ersten Übernahme — nicht je Datei und nicht je Auswertung; eine Wiederholung oder eine Aufteilung auf mehrere Dateien löst kein weiteres Entgelt aus. Hat der Kunde mehrere Betriebe, entsteht es für jeden von ihnen gesondert. Die Anwendung weist den Betrag vor der Übernahme aus; abgerechnet wird nach § 8 Abs. 6 mit einer eigenen Rechnung. Das Entgelt entfällt in der Stufe Enterprise und mit einem Gutschein für die KI-Einrichtung (§ 8a).

f) Die hochgeladenen Dateien und ihre Abschriften werden nach der Übernahme, beim Verwerfen durch den Kunden und spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

(6) KI-Assistent (Stufe Enterprise). Der Kunde kann dem Assistenten in eigenen Worten Aufträge erteilen — etwa Zeiten oder Abwesenheiten einzutragen, Einstellungen zu ändern oder Fragen zu seinen Daten und zur Bedienung zu beantworten. Dafür gilt:

a) Der Assistent steht erst zur Verfügung, nachdem der Kunde ihn für seinen Betrieb ausdrücklich eingeschaltet hat; er kann ihn jederzeit wieder ausschalten. Der Auftragnehmer setzt dafür ein KI-Sprachmodell eines Unterauftragsverarbeiters ein, der im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt ist. Übermittelt werden je Auftrag dessen Text und die Daten, die für ihn nachgeschlagen werden; für sie gilt Absatz 5 Buchstabe b Satz 1 und 2 (Entfernen erkannter Angaben). Ohne eingeschalteten Assistenten gibt es außerhalb des Einrichtungsmodus nach Absatz 5 keine Übermittlung an den Unterauftragsverarbeiter.

b) Der Assistent schreibt nichts von selbst. Jede Änderung legt er als Vorschlag mit einer Vorschau vor; geschrieben wird erst, wenn der Kunde sie bestätigt. Maßgeblich ist, was der Kunde bestätigt; er prüft die Vorschau und trägt die Verantwortung für die Änderung. Ein Vorschlag, der älter als eine Stunde ist, wird nicht mehr ausgeführt.

Vorschlagen kann der Assistent Änderungen, die der Kunde auch selbst in der Anwendung vornehmen kann, soweit die Anwendung ihm dafür eine Funktion gibt — etwa Mitarbeiter anlegen, Einsatzorte pflegen, Zeiten oder Abwesenheiten eintragen oder den Monat abschließen. Einen Monatsabschluss schlägt er mit den Ergebnissen des Prüflaufs vor; mit der Bestätigung geht, wenn der Kunde die Bereitstellung an sein Büro eingerichtet hat, der Abholverweis nach Absatz 7 Buchstabe c hinaus. Ausgeführt werden sie über dieselben Funktionen und Prüfungen wie die Formulare der Anwendung. Nie kann der Assistent Abo, Stufe oder Zahlung ändern, kündigen, Daten löschen, Rechtstexten zustimmen oder sie ablehnen, die Lohndatei versenden oder Passwort und zweiten Faktor des Kunden ändern. Legt der Kunde über den Assistenten weitere Nutzer an, gilt § 8 Abs. 3.

c) Der Auftragnehmer schuldet keine richtige Antwort und keine richtige Deutung eines Auftrags. Antworten des Assistenten sind Rechenhilfen wie die Hinweise nach Absatz 4, keine Rechts- oder Steuerauskunft.

d) Fragen, die der Assistent nicht beantworten kann, leitet er nach Bestätigung des Kunden an den Auftragnehmer weiter. Der Auftragnehmer antwortet an Werktagen; eine Reaktionszeit wird nicht zugesagt.

e) Der Assistent steht in angemessenem Umfang zur Verfügung. Der Auftragnehmer darf die Zahl der Aufträge und die Kosten je Tag begrenzen; die Anwendung sagt es, wenn eine Grenze erreicht ist.

f) Der Gesprächsverlauf wird 90 Tage nach dem letzten Beitrag gelöscht, beim Ausschalten des Assistenten sofort.

(7) Verbindung mit dem Lohn- oder Steuerbüro. Der Kunde kann seinen Betrieb mit dem Zugang seines Lohn- oder Steuerbüros verbinden, indem er dessen Code eingibt; er kann die Verbindung jederzeit trennen. Dafür gilt:

a) Das Büro sieht über die Verbindung den Namen des Betriebs, seit wann die Verbindung besteht und welche Fassung seines Ausgabeformats im Betrieb gilt. Es kann dem Betrieb Ausgabeformate bereitstellen; diese sind im Betrieb schreibgeschützt, bis der Kunde sie löst. Daten der Beschäftigten, Arbeitszeiten und Lohndateien sieht das Büro über die Verbindung nicht.

b) Gibt der Kunde den Code des Büros schon bei der Anmeldung an (§ 8a Abs. 5), wird der Betrieb mit der Freischaltung verbunden.

c) In der Stufe Enterprise kann der Kunde die Lohndatei eines abgeschlossenen Monats an eine von ihm angegebene Adresse seines Büros bereitstellen lassen. Das Büro erhält einen Abholverweis, der 14 Tage gilt. Das ist eine Übermittlung auf Weisung des Kunden an einen von ihm bestimmten Empfänger.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot des Auftragnehmers in Textform annimmt oder die Anwendung erstmals nutzt. Schließt der Kunde den Vertrag selbst über die Anwendung, kommt er mit dem Abschluss des Bezahlvorgangs zustande; die Anwendung steht ihm ab diesem Zeitpunkt zur Verfügung.

(2) Vor der ersten Nutzung bestätigt eine vertretungsberechtigte Person des Kunden diese Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag in der Anwendung. Zeitpunkt, Name der bestätigenden Person und die Prüfsumme des bestätigten Textes werden gespeichert.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass die bestätigende Person zur Vertretung berechtigt ist.

§ 3a Angaben zum Vertragsschluss im elektronischen Geschäftsverkehr

(1) Die einzelnen technischen Schritte, die zum Vertragsschluss führen, sind: Angaben zum Betrieb eingeben, gegebenenfalls mit einem Gutschein-, Empfehlungs-, Partner- oder Bürocode — E-Mail-Adresse über einen zugesandten Link bestätigen — die Papiere (diese Bedingungen, die Preisliste, den Auftragsverarbeitungsvertrag) lesen und bestätigen — Zahlungsmittel beim Zahlungsdienst hinterlegen. Mit dem Abschluss des Bezahlvorgangs kommt der Vertrag zustande (§ 3 Abs. 1).

(2) Speicherung des Vertragstextes. Der Auftragnehmer speichert den Vertragstext in der Fassung, die der Kunde bestätigt hat, samt Zeitpunkt, Name der bestätigenden Person und Prüfsumme. Der Kunde kann ihn jederzeit in der Anwendung unter „Rechtliches" aufrufen, ausdrucken und als Datei sichern. Die jeweils geltenden Fassungen sind dort auch ohne Anmeldung einsehbar.

(3) Eingabefehler kann der Kunde bis zum Abschluss des Bezahlvorgangs erkennen und berichtigen: Name des Betriebs, Zahl der Nutzer, Anschrift, Rechtsform und Ansprechperson werden ihm vor dem letzten Schritt zusammen mit dem daraus errechneten Entgelt angezeigt und bleiben bis dahin änderbar. Er kann den Vorgang jederzeit abbrechen.

(4) Vertragssprache ist Deutsch. Die Anwendung selbst steht auch in weiteren Sprachen zur Verfügung; maßgeblich für den Vertrag ist die deutsche Fassung.

(5) Der Auftragnehmer bestätigt den Zugang der Bestellung unverzüglich in Textform an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse.

(6) Ein Verhaltenskodex im Sinne des Art. 246c Nr. 5 EGBGB wird nicht angewendet.

§ 4 Verfügbarkeit

(1) Der Auftragnehmer betreibt die Anwendung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesagt.

(2) Der Auftragnehmer ist ein Einzelunternehmen. Störungen werden montags bis freitags zwischen 9:00 und 17:00 Uhr bearbeitet, außer an gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen. Eine Rufbereitschaft außerhalb dieser Zeiten besteht nicht.

(3) Der Auftragnehmer wird sich bemühen, die Anwendung insbesondere vom 1. bis zum 5. eines Monats verfügbar zu halten, weil in diesem Zeitraum der Monatsabschluss und der Export für die Lohnabrechnung anfallen.

(4) Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Arbeitszeit durchgeführt und mit einem Vorlauf von drei Werktagen in Textform angekündigt. Bei Sicherheitsvorfällen darf der Auftragnehmer ohne Vorankündigung eingreifen.

(5) Zeiten, in denen die Anwendung wegen Störungen im Verantwortungsbereich Dritter — insbesondere des Rechenzentrumsbetreibers, des Netzes oder des Kundenanschlusses — nicht erreichbar ist, gelten nicht als vom Auftragnehmer zu vertreten.

§ 4a Betreuung durch einen Vertriebspartner

(1) Der Auftragnehmer arbeitet mit selbständigen Vertriebspartnern zusammen. Ist der Kunde über einen Vertriebspartner gewonnen worden oder ordnet der Auftragnehmer ihm einen zu, ist dieser sein erster Ansprechpartner für Fragen zur Bedienung und Einrichtung und für einfache Einstellungen (nachfolgend „Betreuer"). Name oder Firma, Partnernummer, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Betreuers zeigt die Anwendung unter „Stammdaten → Ihr Berater“ an. Seine Anschrift teilt der Auftragnehmer dem Kunden auf Anfrage mit; die Anwendung zeigt sie außerdem bei jeder Freigabe eines Hilfezugangs nach Absatz 6 an. Kommt der Kunde über den Link oder Code eines Vertriebspartners, zeigt die Anwendung das bei der Anmeldung an.

(2) Der Betreuer wird für den Auftragnehmer tätig. Vertragspartner des Kunden bleibt allein der Auftragnehmer. Für ein Verschulden des Betreuers bei der Betreuung haftet er wie für eigenes Verschulden (§ 278 BGB), im Rahmen des § 11. Fehler der Anwendung behebt der Auftragnehmer selbst; § 4 bleibt unberührt.

(3) Der Betreuer ist nicht bevollmächtigt, Verträge zu schließen oder zu ändern, Preise, Nachlässe, Gutscheine oder Leistungen zuzusagen oder Kündigungen sowie Zustimmungen und Ablehnungen nach § 12 entgegenzunehmen. Solche Erklärungen richtet der Kunde an den Auftragnehmer — in der Anwendung oder in Textform an info@aeo-it.de. Störungen kann der Kunde beim Betreuer oder beim Auftragnehmer melden.

(4) Was der Betreuer über den Kunden erfährt: den Firmennamen, den Stand des Vertrags, den Tag der Zuordnung und der ersten Zahlung, die gezahlten Nettobeträge und die darauf entfallende Vergütung des Betreuers; solange der Vertrag läuft, außerdem Name, E-Mail-Adresse und — wenn angegeben — Telefonnummer der Ansprechperson des Kunden; außerdem den Text und die Rückrufnummer von Anfragen nach Absatz 9 Buchstabe a und, wenn der Kunde vor einer Ablehnung nach § 12 Abs. 7 ein Gespräch wünscht, dessen Grund und Notiz. Daten der Beschäftigten erfährt er nur im Hilfezugang nach Absatz 6. Der Vertriebspartner, der den Kunden gewonnen hat, erfährt auch nach einem Wechsel des Betreuers oder nach Absatz 8 weiter den Firmennamen, den Stand des Vertrags und die Vergütung, die ihm für die Gewinnung des Kunden zusteht, aber keine Kontaktdaten mehr.

(5) Der Betreuer erhält vom Auftragnehmer eine Vergütung, die sich nach den Zahlungen des Kunden richtet. Für den Kunden entstehen dadurch keine Kosten; es gelten die Preise der Preisliste.

(6) Hilfezugang. Sofern der Auftragnehmer den Hilfezugang anbietet — die Anwendung zeigt unter „Stammdaten → Hilfezugang“ an, ob er verfügbar ist —, kann der Kunde seinem Betreuer im Einzelfall erlauben, in seinem Betrieb zu arbeiten. Dafür gilt:

a) Nur der Kunde gibt frei, je Fall für 24 Stunden oder 7 Tage. Er kann die Freigabe jederzeit beenden. Ohne gültige Freigabe hat der Betreuer keinen Zugang zum Betrieb.

b) Zwei Stufen. Der Kunde wählt bei jeder Freigabe, wie weit sie reicht. Vorgabe ist „nur Einrichtung“.

aa) Nur Einrichtung: Der Betreuer kann Mitarbeiter anlegen und bearbeiten, Einsatzorte, Teams, Abwesenheitsarten, Lohnarten und Ausgabeformate pflegen und das Lohnbüro verbinden oder trennen. Er sieht dabei die Stammdaten (Name, Personalnummer, Tagesstunden, Eintritt und Austritt, Hinweise), aber keine Arbeitszeiten, keine Abwesenheiten der einzelnen Beschäftigten und keine Stundenlöhne. Mitarbeiter anlegen oder zurückholen kann er nur, soweit die schon berechnete Zahl der Nutzer (§ 8 Abs. 2) nicht überschritten wird; weitere Nutzer legt nur der Kunde selbst an.

bb) Mit Wochenansicht: zusätzlich Wochen, Tage, Personen und Übersichten ansehen, dabei auch Abwesenheiten wie Krankheit (ohne Diagnose). Stundenlöhne sieht er auch in dieser Stufe nicht.

In keiner Stufe kann der Betreuer Arbeitszeiten eintragen oder ändern, einen Monat abschließen, eine Lohndatei erzeugen oder versenden, etwas an Abo, Zahlung, Export, Rechtstexten oder am Zugang des Kunden ändern, Zugänge oder Passwort-Links für Mitarbeiter erzeugen, Stundenlöhne oder Einstellungen des Betriebs (etwa Bundesland) ändern, die Übernahme oder den KI-Assistenten nutzen, über Änderungen nach § 12 entscheiden oder den Hilfezugang selbst verlängern oder erweitern.

c) Protokoll. Das Öffnen des Hilfezugangs, die gewählte Stufe, jede Änderung und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen, Übersichten und Mitarbeiterlisten werden mit Zeitpunkt im Protokoll des Betriebs festgehalten; der Kunde sieht sie in der Anwendung.

d) Im Hilfezugang ist der Betreuer Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang IV). Die Freigabe nennt den Betreuer mit Namen oder Firma und Anschrift. Sie ist eine Weisung des Kunden im Sinne der Klausel 7.1 und zugleich seine gesonderte Genehmigung dieses Betreuers als Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Der Auftragnehmer bestätigt sie dem Kunden per E-Mail.

e) Einen Anspruch auf den Hilfezugang hat weder der Kunde noch der Betreuer. Der Kunde muss ihn nicht nutzen; Fragen lassen sich auch am Telefon klären.

f) Einem neu zugeordneten Betreuer kann der Kunde den Hilfezugang erst vier Wochen nach der Mitteilung nach Absatz 7 freigeben. Solange der Auftragnehmer einen Betreuer nach seinem Vertrag mit ihm gesperrt hat, gibt es keinen Hilfezugang; eine laufende Freigabe endet damit.

(7) Wechsel des Betreuers. Der Kunde kann jederzeit in der Anwendung oder in Textform einen anderen Betreuer beantragen. Der Wechsel hängt von keinem bestimmten Grund ab; die Anwendung fragt nach einem Grund, und die Angabe „Anderer Grund“ genügt. Der Auftragnehmer bearbeitet den Antrag unverzüglich und teilt dem Kunden das Ergebnis mit. Einen Anspruch auf einen bestimmten Betreuer hat der Kunde nicht; kann der Auftragnehmer keinen anderen zuordnen, gilt auf Wunsch des Kunden Absatz 8. Endet die Zusammenarbeit mit dem Betreuer oder ordnet der Auftragnehmer dem Kunden aus anderem Grund einen anderen zu, teilt er das dem Kunden in Textform mit. Für den Hilfezugang des neuen Betreuers gilt Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags: Der Kunde kann ihn frühestens vier Wochen nach dieser Mitteilung freigeben. Ist der Kunde mit dem neuen Betreuer nicht einverstanden, kann er jederzeit einen anderen Betreuer oder Absatz 8 verlangen. Die Vergütung des Betreuers (Absatz 5) hat auf den Wechsel keinen Einfluss; den Kunden kostet er nichts.

(8) Der Kunde kann jederzeit in der Anwendung oder in Textform verlangen, ohne Betreuer unmittelbar vom Auftragnehmer betreut zu werden. Dann erhält kein Betreuer mehr die Kontaktdaten nach Absatz 4, ein Hilfezugang ist nicht mehr möglich, und Fragen beantwortet der Auftragnehmer in den Zeiten nach § 4 Abs. 2. Absatz 4 letzter Satz bleibt unberührt. Der Kunde kann später wieder einen Betreuer verlangen.

(9) Anfragen, Bewertung, Beschwerde. Die Anwendung bietet dem Kunden dafür eigene Wege:

a) Anfragen an den Betreuer: Der Betreuer erhält den Text und eine angegebene Rückrufnummer. Der Auftragnehmer erfasst, wann die Anfrage gestellt und wann sie beantwortet wurde, um die Betreuung zu prüfen.

b) Bewertung des Betreuers mit einem bis fünf Sternen und einem freiwilligen Text, jederzeit änderbar. Die Bewertung sieht nur der Auftragnehmer, nicht der Betreuer.

c) Beschwerde an den Auftragnehmer. Sie geht nicht an den Betreuer. Muss der Auftragnehmer dem Betreuer zur Klärung den Inhalt einer Beschwerde vorhalten, teilt er ihm nur so viel mit, wie dafür nötig ist, und nennt den Kunden nur, wenn sich der Vorwurf sonst nicht klären lässt; er sagt das dem Kunden vorher.

d) Der Auftragnehmer verwendet Anfragen, Bewertungen, Beschwerden und Wechselanträge, um die Betreuung zu prüfen, und ergreift gegenüber dem Betreuer Maßnahmen nach seinem Vertrag mit ihm; diese werden zum Teil von der Anwendung selbsttätig ausgelöst. Bewertet der Auftragnehmer die Betreuung als unzureichend oder ist ein Betreuer für Neukunden gesperrt, weist er dessen Kunden — in der Anwendung, bei einer Sperre auch in Textform — ohne Wertung auf das Recht zum Wechsel hin; ob er wechselt, entscheidet der Kunde.

e) Bewertungen und Beschwerden sollen sachlich sein und keine Angaben über Beschäftigte enthalten. Ein Anspruch des Kunden auf eine bestimmte Maßnahme gegen den Betreuer entsteht dadurch nicht.

§ 5 Datensicherung und Wiederherstellung

(1) Der Auftragnehmer sichert die Daten des Kunden täglich. Auf dem Server werden die 14 letzten Tagesstände vorgehalten; in einer verschlüsselten Kopie außer Haus zusätzlich acht Wochen- und zwölf Monatsstände. Jede Sicherung wird nach dem Schreiben zurückgelesen und geprüft. Die Kopie außer Haus reicht damit weiter zurück als der Server; eine Löschung ist dort nach spätestens zwölf Monaten vollzogen.

(2) Der Auftragnehmer stellt die Daten im Fall eines Datenverlusts aus der letzten verfügbaren Sicherung wieder her. Ein Datenverlust bis zum Umfang des Zeitraums seit der letzten Sicherung ist möglich.

(3) Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst in einem gängigen Format exportieren.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde benennt eine Person, die den Monatsabschluss vornimmt und für Rückfragen erreichbar ist.

(2) Der Kunde stellt die Stammdaten bereit — Mitarbeiter, Einsatzorte, Arbeitszeiten, Regeln zum Verpflegungsmehraufwand — und hält sie aktuell. Der Auftragnehmer rechnet mit den Angaben des Kunden. Sind sie falsch, ist das Ergebnis falsch.

(3) Der Kunde behandelt Zugangsdaten vertraulich und meldet einen Verdacht auf unbefugte Nutzung unverzüglich.

(4) Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Der Auftragnehmer kann das nicht für ihn tun.

(5) Der Kunde prüft, ob die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung in seinem Betrieb der Mitbestimmung unterliegt (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), und holt gegebenenfalls die Zustimmung des Betriebsrats ein.

(6) Der Kunde bleibt für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes verantwortlich. Hinweise der Anwendung auf Höchstarbeitszeiten oder Pausen entbinden ihn nicht.

§ 7 Datenschutz

(1) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, der Auftragnehmer Auftragsverarbeiter.

(2) Grundlage ist der gesondert geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er geht diesen Bedingungen in allen Fragen der Datenverarbeitung vor.

(3) Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird vor der ersten Verarbeitung personenbezogener Daten geschlossen.

(4) Welche Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden — einschließlich des Betreuers im Hilfezugang nach § 4a Abs. 6 —, steht in Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags.

§ 8 Preise und Zahlung

(1) Es gilt die Preisliste, die der Kunde beim Vertragsschluss bestätigt hat. Das Entgelt besteht aus einer monatlichen Grundgebühr, in der ein Kontingent an Nutzern enthalten ist, und einem Preis je weiterem Nutzer über dieses Kontingent hinaus. Grundgebühr, Kontingent und Preis je weiterem Nutzer ergeben sich aus der Preisliste. Der Preis je weiterem Nutzer ist für jeden weiteren Nutzer gleich; eine nach Menge gestaffelte Ermäßigung sieht die Preisliste nicht vor. Für spätere Änderungen der Preisliste gilt Absatz 10.

(1a) Abrechnungszeitraum. Der Abrechnungszeitraum beträgt einen Monat. Der erste beginnt an dem Tag, an dem das Entgelt erstmals fällig wird; das ist der Tag, an dem der Kunde ein Zahlungsmittel hinterlegt, oder, wenn dem Kunden entgeltfreie Zeit gewährt wurde, der erste Tag danach. Für einen Vertrag ohne hinterlegtes Zahlungsmittel wird kein Entgelt berechnet. Jeder weitere beginnt am gleichen Tag des folgenden Monats. Hat ein Monat diesen Tag nicht, beginnt er an dessen letztem Tag; der darauffolgende beginnt wieder am ursprünglichen Tag. Ein Abrechnungszeitraum endet mit dem Tag vor dem Beginn des nächsten. Er ist damit 28 bis 31 Tage lang und fällt nicht mit dem Kalendermonat zusammen.

Beispiel zu Absatz 1a. Zahlungsmittel hinterlegt am 14. August: Die Abrechnungszeiträume sind 14.08.–13.09., 14.09.–13.10. und so fort. Hinterlegt am 31. Januar: 31.01.–27.02., 28.02.–30.03., 31.03.–29.04. — der 31. kehrt zurück, sobald der Monat ihn hat.

(2) Bezugsgröße ist die Zahl der Nutzer. Nutzer ist

• jede Person, die angelegt und nicht stillgelegt ist und für die im Abrechnungszeitraum Zeiten erfasst werden können, und
• jeder Zugang zur Anwendung, auch ein reiner Verwaltungszugang ohne eigene Zeiterfassung.

Ein Mitarbeiterzugang, der mit einer erfassten Person verbunden ist, zählt einmal. Ein Chef- oder Verwaltungszugang lässt sich mit keiner erfassten Person verbinden und zählt eigenständig; wer als Chef auch eigene Zeiten erfasst, ist zwei Nutzer. Der Inhaber zählt mit.

(2a) Leistungsstufen. Die Anwendung wird in den Stufen Basic, Pro und Enterprise angeboten; welche Leistungen zu welcher Stufe gehören, ergibt sich aus § 2 und der Preisliste. Der Kunde kann die Stufe jederzeit in der Anwendung wechseln:

a) Hinauf sofort. Der Mehrbetrag für die verbleibenden Tage des laufenden Abrechnungszeitraums wird — abweichend von Absatz 3 — mit einer eigenen Rechnung sofort über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen. Die höhere Stufe gilt, sobald diese Zahlung eingegangen ist.

Ein Wechsel hinauf beendet laufende entgeltfreie Zeit. Wechselt der Kunde hinauf, während entgeltfreie Zeit nach § 8a läuft, gilt:

aa) Die entgeltfreie Zeit endet mit dem Wechsel, und zwar die gesamte noch verbleibende, auch soweit sie aus mehreren Gutscheinen oder Empfehlungen besteht, die sich aneinander anschließen. Sie wird weder erstattet noch gutgeschrieben noch später nachgeholt.

bb) Der erste Abrechnungszeitraum beginnt am Tag des Wechsels; das Entgelt der neuen Stufe ist für ihn in voller Höhe sofort fällig und wird eingezogen. Geht die Zahlung nicht ein, findet der Wechsel nicht statt, und die entgeltfreie Zeit läuft unverändert weiter.

cc) Bevor der Kunde den Wechsel bestätigt, zeigt ihm die Anwendung, dass die entgeltfreie Zeit endet, bis zu welchem Tag sie sonst gelaufen wäre und welcher Betrag sofort eingezogen wird. Wer die entgeltfreie Zeit behalten will, wechselt erst nach ihrem Ende.

dd) Entgeltfreie Zeit, die erst nach einem bereits bezahlten Abrechnungszeitraum beginnt und beim Wechsel noch nicht läuft, bleibt bestehen. Liegt ihre Stufe unter der neuen, wandelt der Auftragnehmer sie in Guthaben nach § 8a Abs. 1 Buchstabe b um.

ee) Diese Regel gilt nur für einen Wechsel, den der Kunde selbst wählt. Für das Ende des Vertrags gilt stattdessen § 9 Abs. 2a: Dort verfällt geschenkte Zeit nicht.

b) Hinab ab dem nächsten Abrechnungszeitraum; Absatz 5 gilt entsprechend.

(3) Eine Erhöhung wirkt sofort, und zwar anteilig. Legt der Kunde im Lauf eines Abrechnungszeitraums mehr Nutzer an, als für diesen bereits berechnet wurden, wird der Mehrbetrag anteilig für die verbleibenden Tage dieses Abrechnungszeitraums berechnet, einschließlich des Tages der Anlage. Maßgeblich ist die Zahl der Tage des jeweiligen Abrechnungszeitraums (Absatz 1a). Der Betrag wird der nächsten Rechnung hinzugefügt; er wird nicht gesondert eingezogen.

(4) Innerhalb eines Abrechnungszeitraums wird dieselbe Zahl nur einmal berechnet. Werden Nutzer stillgelegt und im selben Abrechnungszeitraum wieder aktiviert, entsteht dadurch kein weiteres Entgelt. Berechnet wird ausschließlich, was über den im laufenden Abrechnungszeitraum bereits berechneten Betrag hinausgeht.

(5) Eine Verringerung wirkt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Sinkt die Zahl der Nutzer, wird der laufende Abrechnungszeitraum nicht nachträglich ermäßigt und nicht erstattet; ab dem nächsten Abrechnungszeitraum wird nach der niedrigeren Zahl abgerechnet. Maßgeblich dafür ist der Stand am letzten Tag des laufenden Abrechnungszeitraums. Dasselbe gilt für den Wechsel in eine niedrigere Stufe; die bisherige Stufe bleibt bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums nutzbar.

Beispiel zu Absatz 3 bis 5. Ein Betrieb hat am 14. August geschlossen; sein Abrechnungszeitraum läuft vom 14.08. bis zum 13.09., das sind 31 Tage. Er zahlt die Grundgebühr mit einem Kontingent von zehn Nutzern. Am 20. August legt er drei weitere an: Berechnet werden drei mal der Preis je weiterem Nutzer, davon 25 Einunddreißigstel — die Tage vom 20.08. bis zum 13.09. Am 1. September legt er zwei davon still: Für den laufenden Abrechnungszeitraum ändert das nichts, ab dem nächsten (14.09.) wird nur noch ein weiterer Nutzer berechnet. Legt er dieselben zwei noch vor dem 14.09. wieder an, entsteht dafür kein weiteres Entgelt.

(6) Einmalige Entgelte — eine Einrichtungsgebühr ebenso wie das Entgelt für die Übernahme nach § 2 Abs. 5 — fallen nur an, wenn sie in der Preisliste oder im Angebot ausdrücklich ausgewiesen sind. Über sie wird eine eigene Rechnung gestellt und über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen; sie erscheinen nicht auf der Monatsrechnung. Die Preisliste nennt den Zeitpunkt.

(7) Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Derzeit wird nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben (Kleinunternehmerregelung).

(8) Die Abrechnung erfolgt für jeden Abrechnungszeitraum im Voraus, jeweils an seinem ersten Tag: Erst wird gezahlt, dann wird geleistet. Beträge nach Absatz 3 werden der nächsten Rechnung hinzugefügt.

Das Entgelt ist mit Beginn des Abrechnungszeitraums fällig und wird über das vom Kunden hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen. Ein Zahlungsziel besteht nicht; es wird nicht auf Rechnung geliefert. Scheitert der Einzug, ist der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Der Auftragnehmer wiederholt den Einzug; Absatz 9 bleibt unberührt.

Wird eine Zahlung nachträglich zurückgebucht — als Rücklastschrift oder als Rückbuchung einer Kartenzahlung —, gilt das Entgelt als nicht gezahlt. Kosten, die dem Auftragnehmer dadurch entstehen, trägt der Kunde, soweit er die Rückbuchung zu vertreten hat; ihm bleibt der Nachweis, dass keine oder geringere Kosten entstanden sind.

(9) Kommt der Kunde mit den Entgelten zweier aufeinanderfolgender Abrechnungszeiträume in Verzug, darf der Auftragnehmer den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform sperren. Der Datenexport nach § 10 bleibt davon unberührt.

(10) Änderung der Preisliste. Der Auftragnehmer kann dem Kunden eine geänderte Preisliste mit Wirkung für den bestehenden Vertrag anbieten. Die geänderte Preisliste wird dem Kunden mindestens vier Wochen vor dem Tag, ab dem sie gelten soll, in Textform mitgeteilt; die Mitteilung nennt den bisherigen und den neuen Betrag, den Tag des Wirksamwerdens und die Rechte nach diesem Absatz.

Die Änderung wird nur wirksam, wenn der Kunde ihr zustimmt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Für die Zustimmung, für die Folgen einer fehlenden Zustimmung und für den Zugang zur Anwendung bis dahin gilt § 12 Abs. 3 bis 5 und 7 entsprechend.

Eine Erhöhung ist auf den Ausgleich gestiegener Kosten beschränkt — für den Betrieb der Anwendung, für Leistungen Dritter (Unterauftragsverarbeiter nach Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags, Zahlungsdienst) und für gesetzlich veranlassten Mehraufwand. Der Auftragnehmer legt die Gründe in der Mitteilung dar.

§ 8a Gutscheine und Empfehlungen

(1) Ein Gutschein schenkt Zeit oder eine Leistung. Er schenkt entweder eine Zahl von Abrechnungszeiträumen in einer bestimmten Stufe oder die Übernahme nach § 2 Abs. 5. Dafür gilt:

a) Liegt die geschenkte Stufe auf oder über der gebuchten, nutzt der Kunde sie in der geschenkten Zeit ohne Entgelt für die Grundgebühr und das Kontingent. Die Zeit beginnt nach dem Zeitraum, der bereits bezahlt oder geschenkt ist.

b) Liegt sie darunter, behält der Kunde seine gebuchte Stufe. Der Preis der geschenkten Stufe wird ihm je Zeitraum als Guthaben gutgeschrieben; für das Guthaben gilt Absatz 1a.

c) Mehrere Gutscheine gelten nacheinander, die höchste Stufe zuerst; sie heben einander nicht an. Geschenkte Zeit reicht höchstens zwölf Abrechnungszeiträume voraus; ein Gutschein, der darüber hinausginge, bleibt bis dahin gültig.

d) Für das Vertragsende gilt § 9 Abs. 2a: Geschenkte Zeit verfällt nicht. Für einen Wechsel in eine höhere Stufe gilt § 8 Abs. 2a Buchstabe a: Laufende geschenkte Zeit endet mit dem Wechsel.

(1a) Guthaben aus Gutscheinen und Empfehlungen. Für ein Guthaben nach Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 3 gilt:

a) Es ist kein Geld. Das Guthaben ist ein Nachlass auf künftige Rechnungen des Auftragnehmers und keine Geldforderung des Kunden. Es wird nicht ausgezahlt, nicht in Geld ersetzt und ist nicht übertragbar.

b) Verrechnung. Es wird mit den folgenden Rechnungen an den Kunden verrechnet, die über dasselbe Kundenkonto beim Zahlungsdienst laufen, bis es verbraucht ist — auch mit Rechnungen für weitere Standorte und für einmalige Entgelte.

c) Verfall mit dem Vertragsende. Was bei Ende des letzten Vertrags des Kunden über die Anwendung nicht verrechnet ist, verfällt ersatzlos. Es wird weder ausgezahlt noch auf einen später geschlossenen neuen Vertrag übertragen. Ein Guthaben verlängert den Vertrag nicht (§ 9 Abs. 2a).

d) Kündigt der Auftragnehmer ordentlich, wählt er den Kündigungstermin so, dass ein bestehendes Guthaben bis dahin verrechnet ist.

e) Ausgenommen ist ein Guthaben, das auf einer Zahlung des Kunden beruht, etwa einer Überzahlung oder einer Erstattung, die als Guthaben statt als Rückzahlung gebucht wurde. Ein solches Guthaben wird bei Vertragsende auf das hinterlegte Zahlungsmittel oder ein vom Kunden benanntes Konto zurückgezahlt, soweit es nicht verrechnet ist.

f) Gesetzliche Ansprüche des Kunden, insbesondere auf Schadensersatz bei einer außerordentlichen Kündigung aus einem Grund, den der Auftragnehmer zu vertreten hat, bleiben unberührt.

(2) Je Anmeldung gilt ein Gutschein je Art. Ein Gutschein ist nicht in Geld auszahlbar und nicht übertragbar, soweit er nichts anderes bestimmt.

(3) Empfehlungen. Jeder Betrieb erhält einen Empfehlungscode. Schließt ein anderer Betrieb unter Angabe dieses Codes einen Vertrag und läuft dessen Abonnement einen Monat nach seiner ersten Abbuchung noch, erhält der empfehlende Betrieb einen Abrechnungszeitraum der Stufe, die der geworbene Betrieb gebucht hat, nach Absatz 1 geschenkt — liegt sie unter der eigenen Stufe, als Guthaben nach Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 1a. Voraussetzung ist, dass der empfehlende Betrieb selbst über die Anwendung zahlt; bis dahin wird die Belohnung zurückgestellt. Der geworbene Betrieb zahlt die Preise der Preisliste. Nicht belohnt werden weitere Standorte desselben Kunden, Vorführbetriebe sowie Betriebe mit derselben geschäftlichen E-Mail-Domain (ausgenommen allgemeine E-Mail-Anbieter) oder derselben Steuernummer. Wird ein Betrieb über einen Vertriebspartner gewonnen (§ 4a), entsteht keine Empfehlungsbelohnung. Belohnt werden höchstens zwölf Empfehlungen je Betrieb und Jahr; weitere werden zurückgestellt. Ein Anspruch auf Belohnung entsteht nicht, wenn der geworbene Vertrag rückabgewickelt oder das Entgelt erstattet wird.

(4) Der empfehlende Betrieb sieht den Namen des geworbenen Betriebs und den Stand der Empfehlung. Weitere Angaben über den geworbenen Betrieb erhält er nicht.

(5) Vorteil über das Lohn- oder Steuerbüro. Meldet sich ein Betrieb mit dem Code eines Lohn- oder Steuerbüros an, das an der Anwendung teilnimmt, erhält er seinen ersten Abrechnungszeitraum in der Stufe Enterprise ohne Entgelt, gleich welche Stufe er bucht; danach gilt die gebuchte Stufe zu den Preisen der Preisliste. Absatz 1 gilt entsprechend; der Zeitraum zählt zur Grenze von zwölf Abrechnungszeiträumen. Der Betrieb wird mit der Freischaltung mit dem Büro verbunden (§ 2 Abs. 7). Der Vorteil kommt allein dem Betrieb zugute; das Büro erhält für die Anmeldung weder eine Vergütung noch einen sonstigen Vorteil.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.

(2) Beide Seiten können jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Wie er bestimmt wird, steht in § 8 Abs. 1a. Der Kunde kann die Kündigung jederzeit selbst in der Anwendung erklären.

(2a) Geschenkte Zeit verfällt nicht. Läuft beim Zugang einer Kündigung entgeltfreie Zeit nach § 8a, oder ist solche schon gewährt und beginnt erst später, endet der Vertrag nicht vor ihrem Ende. Das gilt für eine Kündigung des Kunden wie des Auftragnehmers und für das Vertragsende nach § 12 Abs. 4. Ein Guthaben nach § 8a Abs. 1a verlängert den Vertrag nicht; was bei Vertragsende nicht verrechnet ist, verfällt nach § 8a Abs. 1a Buchstabe c. Dieser Absatz betrifft nur das Vertragsende. Wechselt der Kunde während geschenkter Zeit in eine höhere Stufe, gilt § 8 Abs. 2a Buchstabe a.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 10 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Der Kunde kann seine Daten bis zum Ende des Vertrags jederzeit selbst exportieren.

(2) Nach Vertragsende stellt der Auftragnehmer die Daten für 30 Tage zum Export bereit und weist den Kunden am Tag des Vertragsendes in Textform darauf hin. Der Zugang des Kunden bleibt in dieser Zeit allein zum Zweck des Exports bestehen.

(3) Nach Ablauf dieser Frist wird der Betrieb stillgelegt: Er ist nicht mehr erreichbar, und es werden keine Daten mehr verarbeitet außer zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Gelöscht wird nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das sind insbesondere

• zwei Jahre für Arbeitszeitnachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG, gerechnet vom letzten Eintrag an,
• sechs Jahre für Lohnkonten nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG und
• acht Jahre für Buchungsbelege nach § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO,

die beiden letzten jeweils vom Ende des Kalenderjahres an gerechnet. Maßgeblich ist die späteste dieser Fristen. Die Frist von zehn Jahren für Bücher und Abschlüsse betrifft Unterlagen, die nicht in der Anwendung geführt werden.

Das ist keine Vorratshaltung, sondern die Kehrseite von Absatz 4: Die Aufzeichnungen sind die des Kunden; er muß sie vorlegen können, wenn der Zoll nach § 17 MiLoG fragt. Eine Löschung nach 30 Tagen nähme ihm den Nachweis, zu dem ihn das Gesetz verpflichtet.

(3a) Der Kunde kann die frühere Löschung jederzeit in Textform verlangen. Der Auftragnehmer löscht dann innerhalb von 30 Tagen, weist aber vorher auf Absatz 3 hin. Eine solche Weisung geht den Fristen aus Absatz 3 vor; die Folgen trägt der Kunde.

(3b) In den Sicherungen überdauern gelöschte Daten bis zum Ablauf der Fristen nach § 5 Abs. 1 — auf dem Server bis zu 14 Tage, außer Haus bis zu zwölf Monate. Sicherungen werden nicht nachträglich bearbeitet; wer in einen Abzug hineinschreibt, macht ihn wertlos, und damit wäre die Wiederherstellbarkeit nach Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO dahin.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, die Daten vor der Löschung zu sichern, soweit er sie zur Erfüllung eigener Aufbewahrungspflichten benötigt.

§ 11 Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, im Rahmen einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf das Zwölffache des monatlichen Entgelts, mindestens jedoch 5.000 Euro je Schadensfall.

(3) Die Bereitstellung und Wiederherstellung der Datensicherung nach § 5 ist eine wesentliche Vertragspflicht im Sinne von Absatz 2. Ein Ausschluss der Haftung für Datenverlust besteht nicht (§ 1 Abs. 2).

(4) Der Auftragnehmer haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde unrichtige Stammdaten oder unrichtige Regeln vorgegeben hat.

(5) Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

§ 12 Änderung dieser Bedingungen

(1) Der Auftragnehmer kann dem Kunden eine geänderte Fassung dieser Bedingungen anbieten, wenn dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder einen geänderten Leistungsumfang erforderlich ist.

(2) Die geänderte Fassung wird dem Kunden mindestens vier Wochen vor dem Tag des Wirksamwerdens in Textform mitgeteilt und ihm in der Anwendung zur Entscheidung vorgelegt. Die Mitteilung nennt den Tag des Wirksamwerdens, was sich ändert und die Rechte nach diesem Paragraphen. Jede Fassung enthält einen Abschnitt „Was sich in der Fassung … geändert hat“; er ist Teil des Textes, dem der Kunde zustimmt. Solange der Kunde nicht entschieden hat, erinnert ihn der Auftragnehmer vor dem Tag des Wirksamwerdens in Textform daran.

(3) Die Änderung wird nur wirksam, wenn der Kunde ihr zustimmt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Bis zum Tag des Wirksamwerdens gilt die bisherige Fassung. Was die Anwendung bis zur Entscheidung zeigt und was sie dabei beschränken darf, regelt Absatz 7.

(4) Lehnt der Kunde die Änderung ab oder stimmt er ihr bis zum Tag des Wirksamwerdens nicht zu, endet der Vertrag mit Ablauf des Abrechnungszeitraums (§ 8 Abs. 1a), in den der Tag des Wirksamwerdens fällt; läuft dann geschenkte Zeit, mit deren Ende (§ 9 Abs. 2a). Bis zum Vertragsende gelten die bisherige Fassung und die bisherige Preisliste unverändert weiter, und der Zugang bleibt uneingeschränkt. Das Recht des Kunden, nach § 9 Abs. 2 früher zu kündigen, bleibt unberührt. Auf diese Folgen wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen, bei einem bestehenden Guthaben auch darauf, dass es mit dem Vertragsende verfällt (§ 8a Abs. 1a).

(5) Der Kunde kann eine erteilte Zustimmung bis zum Tag des Wirksamwerdens in Textform widerrufen; der Widerruf wirkt wie eine Ablehnung nach Absatz 4. Nach Vertragsende gilt § 10 (Datenexport und Löschung).

(6) Dieser Paragraph gilt für alle Vertragstexte — für diese Bedingungen, für den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (§ 7 Abs. 2) und für die Preisliste (§ 8 Abs. 10). Es gibt ein Verfahren und keine Ausnahme; eine Zustimmungsfiktion besteht nicht. Das gilt auch für eine Änderung der Liste der Unterauftragsverarbeiter (Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrags); das Recht des Kunden, nach Klausel 7.7 Buchstabe a der Auftragsverarbeitungsklauseln Einwände zu erheben, bleibt daneben bestehen.

(7) Entscheidung in der Anwendung. Ab der Mitteilung legt die Anwendung die geänderte Fassung dem Zugang mit der Rolle „Chef“ auf einer eigenen Seite vor, mit dem Abschnitt nach Absatz 2 und dem vollständigen Text. Dafür gilt:

a) Die Seite bietet zwei gleichwertige Wege: Zustimmen und Ablehnen. Entscheiden kann der Kunde jederzeit bis zum Tag des Wirksamwerdens.

b) Bis zur Entscheidung darf die Anwendung die Verwaltungsseiten des Kunden auf diese Seite beschränken. Nie beschränkt werden: die Erfassung und die eigenen Seiten der Beschäftigten; das Eintragen, Berichtigen und Ansehen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten durch den Kunden, auch für Beschäftigte ohne eigenen Zugang, und die Urlaubsanträge; das Anlegen, Ändern und Ausscheiden von Beschäftigten und ihre Zugänge; der Arbeitszeitnachweis; Monatsabschluss, Monatsposten, Lohnübersicht und Lohndatei; der Export aller Daten, die Auskunft je Person und die Teamliste. Andere Verwaltungsseiten stehen nach der Entscheidung — gleich welcher — sofort wieder zur Verfügung.

c) Ablehnen. Wählt der Kunde „Ablehnen“, zeigt die Anwendung vor der endgültigen Ablehnung höchstens zwei Seiten: Die erste fragt nach dem Grund und bietet ein Gespräch an, die zweite nennt die Folgen mit Daten (Vertragsende, Ende der Frist zum Herunterladen nach § 10 Abs. 2). Jede dieser Seiten hat einen deutlich sichtbaren Knopf, mit dem der Kunde weiter ablehnt; Angaben auf ihnen sind freiwillig. Wünscht der Kunde ein Gespräch, erhält sein Betreuer (§ 4a), sonst der Auftragnehmer, Name und Kontaktdaten der Person, die es wünscht, sowie Grund und Notiz.

d) Nach der Entscheidung ist die Anwendung nicht mehr beschränkt, nach einer Ablehnung bis zum Vertragsende nach Absatz 4.

e) Zustimmung und Ablehnung kann der Kunde auch in Textform an info@aeo-it.de erklären; der Auftragnehmer hebt eine Beschränkung nach Buchstabe b dann unverzüglich auf.

f) Der Betreuer (§ 4a) kann für den Kunden weder zustimmen noch ablehnen; der Hilfezugang reicht nicht auf diese Seite.

g) Buchstabe b gilt für Änderungen, die dem Kunden mitgeteilt werden, nachdem er dieser Fassung oder einer späteren mit derselben Regel zugestimmt hat. Für die Änderung, mit der diese Fassung selbst eingeführt wird, gilt § 12 der Fassung, der der Kunde zuletzt zugestimmt hat.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Kaufleuten ist Mülheim an der Ruhr.

(3) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

(4) Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

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Was sich in der Fassung 2026-11-16 geändert hat

Die wichtigste Änderung gegenüber der Fassung 2026-09-23b: Über eine künftige neue Fassung entscheiden Sie vor ihrem Stichtag. Ab der Mitteilung legt die Anwendung sie Ihnen mit zwei gleichwertigen Wegen vor, Zustimmen oder Ablehnen; bis Sie entschieden haben, darf sie die übrigen Verwaltungsseiten auf diese Frage beschränken. Nie beschränkt sind die Erfassung Ihrer Mitarbeiter und alles, was Sie für ihre Arbeitszeiten brauchen — Zeiten eintragen und berichtigen, auch für Mitarbeiter ohne eigenen Zugang, Urlaubsanträge, Mitarbeiter anlegen, Arbeitszeitnachweis, Monatsabschluss, Lohndatei, Export und Auskunft (§ 12 Abs. 7 b). Wer ablehnt oder nicht zustimmt, behält den Vertrag zu den bisherigen Bedingungen bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, in den der Stichtag fällt, bei laufender geschenkter Zeit bis zu deren Ende (§ 12 Abs. 4).

Der Wortlaut der Bedingungen (§§ 1 bis 13) ist derselbe wie in der Fassung 2026-10-10; neu sind nur der Tag, ab dem diese Fassung gilt, und dieser Abschnitt. Sie tritt an die Stelle der Fassungen 2026-10-09 und 2026-10-10. Für die Entscheidung über diese Fassung selbst gilt § 12 der Fassung, der Sie zuletzt zugestimmt haben (§ 12 Abs. 7 g); welches Vertragsende eine Ablehnung hätte, zeigt Ihnen die Anwendung vorher mit Datum.

Daneben ändert sich gegenüber der Fassung 2026-09-23b:

• Widerruf einer Zustimmung (§ 12 Abs. 5): bis zum Stichtag weiterhin möglich, jetzt in Textform.
• Betreuung durch einen Vertriebspartner (neuer § 4a). Wer über einen Vertriebspartner kommt, hat in ihm seinen ersten Ansprechpartner. Er kann nichts am Vertrag ändern, handelt für AEO und kostet Sie nichts. Der Paragraph sagt, was er über Sie erfährt. Sie können jederzeit wechseln oder ohne Berater weitermachen; Anfragen, Bewertung und Beschwerde laufen über „Stammdaten → Ihr Berater“ (§ 4a Abs. 7 bis 9).
• Hilfezugang (§ 4a Abs. 6), sofern AEO ihn anbietet: Nur Sie geben frei, für 24 Stunden oder 7 Tage, in zwei Stufen („nur Einrichtung“ als Vorgabe oder „mit Wochenansicht“). Die Freigabe nennt Ihren Betreuer mit Anschrift und ist zugleich Ihre Genehmigung als Unterauftragsverarbeiter; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Stundenlöhne sieht der Berater nie. Jede Änderung und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen und Mitarbeiterlisten steht im Protokoll. Neue Unterauftragsverarbeiter setzen wir erst nach Ihrer Zustimmung ein (§ 12 Abs. 6; Auftragsverarbeitungsvertrag, Anhang IV).
• Ein KI-Assistent (§ 2 Abs. 5 und 6). Die Übernahme alter Aufzeichnungen ist sein Einrichtungsmodus. Aus Tabellen und Texten entfernt die Anwendung vorher erkannte Angaben wie Konfession, Steuer-ID, SV-Nummer und Bankverbindung. Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen unverändert hinaus; nur von Lohnabrechnungen als PDF mit Textebene geht ein Auszug. Während einer Übernahme hilft er in jeder Stufe auch bei Fragen und Einstellungen; danach gibt es ihn als laufenden Assistenten nur in Enterprise. Er kann mehr vorschlagen, auch den Monatsabschluss, schreibt aber nichts ohne Ihre Bestätigung.
• Fotos und Scans (§ 2 Abs. 5 b): Lohnabrechnungen, Krankmeldungen und andere Blätter mit Konfession oder Gesundheitsangaben laden Sie nicht als Foto hoch und bestätigen das vor dem Hochladen. Erkannte Lohnabrechnungen ohne Textebene senden wir nicht.
• Vorführungen (§ 2 Abs. 2a): AEO und Vertriebspartner führen die Anwendung in eigenen Vorführbetrieben mit erfundenen Daten vor; nur dort lässt sich die Stufe für die Ansicht umschalten. Was Sie erhalten, richtet sich nach der gebuchten Stufe und der Preisliste.
• Lohn- und Steuerbüro (§ 2 Abs. 7, § 8a Abs. 5): was ein verbundenes Büro sieht; mit dem Code Ihres Büros ist der erste Abrechnungszeitraum Enterprise ohne Entgelt. Das Büro selbst erhält nichts.
• Gutscheine und Guthaben (§ 8a Abs. 1, 1a und 3). Ein Guthaben aus Gutscheinen und Empfehlungen ist kein Geld: Es wird nicht ausgezahlt und verfällt mit dem Ende Ihres letzten Vertrags. Die Empfehlungsbelohnung ist ein Zeitraum der Stufe, die der Geworbene gebucht hat.
• Höhere Stufe in geschenkter Zeit (§ 8 Abs. 2a): Der Wechsel beendet die ganze restliche geschenkte Zeit; die Anwendung sagt es vor dem Klick. Beim Kündigen verfällt geschenkte Zeit dagegen nicht (§ 9 Abs. 2a).
• Außerdem: Rückbuchungen (§ 8 Abs. 8); Aufbewahrungsfristen mit acht statt zehn Jahren für Buchungsbelege (§ 10 Abs. 3); die allgemeinen AGB von AEO gelten nicht mehr ergänzend, und ein Ausschluss der Haftung für Datenverlust besteht nicht (§ 1 Abs. 2, § 11 Abs. 3); der Leistungsumfang ergibt sich aus § 2 und der Preisliste (§ 2 Abs. 2); interne Arbeitsvermerke und die Änderungsabschnitte der Fassungen bis 2026-09-22 sind gestrichen. Gesperrt werden darf weiterhin erst bei Verzug mit zwei Abrechnungszeiträumen und nach Ankündigung in Textform; der Datenexport bleibt immer offen (§ 8 Abs. 9).

Die Abschnitte darunter erläutern die Änderungen der Fassungen 2026-10-10 und 2026-10-09 einzeln.

Was sich in der Fassung 2026-10-10 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Während Sie über eine neue Fassung entscheiden, bleibt alles offen, was Sie für die Arbeitszeiten Ihrer Leute brauchen — Zeiten eintragen und berichtigen, auch für Mitarbeiter ohne eigenen Zugang, Urlaubsanträge, Mitarbeiter anlegen, Monatsabschluss und Lohndatei (§ 12 Abs. 7 b).

Daneben, gegenüber der Fassung 2026-10-09:

• Fotos und Scans (§ 2 Abs. 5 b): Lohnabrechnungen, Krankmeldungen und andere Blätter mit Konfession oder Gesundheitsangaben laden Sie nicht als Foto hoch und bestätigen das vor dem Hochladen. Erkannte Lohnabrechnungen ohne Textebene senden wir nicht.
• Hilfezugang (§ 4a Abs. 1, Abs. 6 d): Die Freigabe nennt Ihren Betreuer mit Anschrift und ist zugleich Ihre Genehmigung als Unterauftragsverarbeiter; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.
• Vorführungen (§ 2 Abs. 2a): AEO und Vertriebspartner führen die Anwendung in eigenen Vorführbetrieben mit erfundenen Daten vor; nur dort lässt sich die Stufe für die Ansicht umschalten. Was Sie erhalten, richtet sich nach der gebuchten Stufe und der Preisliste.
• Nur noch Vertragstext. Interne Arbeitsvermerke sind gestrichen. Die Änderungsabschnitte der Fassungen bis 2026-09-22 stehen nicht mehr in diesem Text; sie erläuterten frühere Fassungen und regelten nichts. Dabei entfällt auch der erläuternde Satz, die Anwendung sperre bei Zahlungsverzug nicht. Es gilt unverändert § 8 Abs. 9: Gesperrt werden darf erst bei Verzug mit zwei Abrechnungszeiträumen und nach Ankündigung in Textform; der Datenexport bleibt immer offen.

Was sich in der Fassung 2026-10-09 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Über eine künftige neue Fassung entscheiden Sie vor dem Stichtag. Ab der Mitteilung legt die Anwendung sie Ihnen mit zwei gleichwertigen Wegen vor, Zustimmen oder Ablehnen; bis Sie entschieden haben, darf sie die Verwaltungsseiten auf diese Frage beschränken. Die Erfassung Ihrer Mitarbeiter, Nachweise, Export und Auskunft sind nie gesperrt. Wer ablehnt, behält den Vertrag zu den bisherigen Bedingungen bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, in den der Stichtag fällt (§ 12 Abs. 4 und 7). Für die Änderung zu dieser Fassung selbst gilt noch die alte Regel.

Daneben, gegenüber der Fassung 2026-09-23b:

• Betreuung durch einen Vertriebspartner (neuer § 4a). Wer über einen Vertriebspartner kommt, hat in ihm seinen ersten Ansprechpartner. Er kann nichts am Vertrag ändern, handelt für AEO und kostet Sie nichts. Der Paragraph sagt, was er über Sie erfährt. Sie können jederzeit wechseln oder ohne Berater weitermachen; Anfragen, Bewertung und Beschwerde laufen über „Stammdaten → Ihr Berater“ (§ 4a Abs. 7 bis 9).
• Hilfezugang (§ 4a Abs. 6), sofern AEO ihn anbietet: Nur Sie geben frei, für 24 Stunden oder 7 Tage, in zwei Stufen („nur Einrichtung“ als Vorgabe oder „mit Wochenansicht“). Stundenlöhne sieht der Berater nie. Jede Änderung und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen und Mitarbeiterlisten steht im Protokoll.
• Ein KI-Assistent (§ 2 Abs. 5 und 6). Die Übernahme alter Aufzeichnungen ist sein Einrichtungsmodus. Aus Tabellen und Texten entfernt die Anwendung vorher erkannte Angaben wie Konfession, Steuer-ID, SV-Nummer und Bankverbindung. Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen unverändert hinaus; nur von Lohnabrechnungen als PDF mit Textebene geht ein Auszug. Während einer Übernahme hilft er in jeder Stufe auch bei Fragen und Einstellungen; danach gibt es ihn als laufenden Assistenten nur in Enterprise. Er kann mehr vorschlagen, auch den Monatsabschluss, schreibt aber nichts ohne Ihre Bestätigung.
• Lohn- und Steuerbüro (§ 2 Abs. 7, § 8a Abs. 5): was ein verbundenes Büro sieht; mit dem Code Ihres Büros ist der erste Abrechnungszeitraum Enterprise ohne Entgelt. Das Büro selbst erhält nichts.
• Gutscheine und Guthaben (§ 8a Abs. 1, 1a und 3). Ein Guthaben aus Gutscheinen und Empfehlungen ist kein Geld: Es wird nicht ausgezahlt und verfällt mit dem Ende Ihres letzten Vertrags. Die Empfehlungsbelohnung ist ein Zeitraum der Stufe, die der Geworbene gebucht hat.
• Höhere Stufe in geschenkter Zeit (§ 8 Abs. 2a): Der Wechsel beendet die ganze restliche geschenkte Zeit; die Anwendung sagt es vor dem Klick. Beim Kündigen verfällt geschenkte Zeit dagegen nicht (§ 9 Abs. 2a).
• Außerdem: Rückbuchungen (§ 8 Abs. 8), Aufbewahrungsfristen mit acht statt zehn Jahren für Buchungsbelege (§ 10 Abs. 3), die allgemeinen AGB von AEO gelten nicht mehr ergänzend (§ 1 Abs. 2), Verweise berichtigt.

Wer zuletzt einer älteren Fassung zugestimmt hat, findet deren Änderungen in den Abschnitten darunter.

Was sich in der Fassung 2026-09-23b geändert hat

Enterprise und der KI-Assistent (§ 2 Abs. 2 und 6, § 8 Abs. 2a). Es gibt eine dritte Stufe. Ihr Kern ist ein Assistent, dem der Kunde in eigenen Worten Aufträge erteilt; er schreibt nichts von selbst — jede Änderung wird erst auf Bestätigung des Kunden ausgeführt. Der Assistent muss eingeschaltet werden und lässt sich jederzeit ausschalten. Welche Daten dafür an wen gehen, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang IV).

Die Übernahme kostet nichts in der Stufe Enterprise und mit einem Gutschein für die KI-Einrichtung (§ 2 Abs. 5 Buchstabe e).

Gutscheine und Empfehlungen (neuer § 8a). Gutscheine schenken Zeit oder eine Leistung, nie einen Preisnachlass. Wer einen anderen Betrieb empfiehlt, erhält einen Monat Enterprise, wenn dieser über seinen ersten bezahlten Monat hinaus bleibt.

Sprachen (§ 2 Abs. 2): Die Seiten der Mitarbeiter gibt es auch auf Englisch.

Was sich in der Fassung 2026-09-23 geändert hat

Diese Fassung ändert eine Stelle: die Übernahme vorhandener Aufzeichnungen (§ 2 Abs. 2 und 5).

Jede Datei statt einer Tabelle. Bis zur Fassung 2026-09-22 konnte der Kunde eine Tabellendatei hochladen. Jetzt kann er hochladen, was er hat: Tabellen, PDF-Dateien und Fotos, auch von Hand geschriebene Zettel, eine Datei je Person oder eine für den ganzen Betrieb.

Was dafür übermittelt wird. Bei Tabellen wie bisher Ausschnitte, damit der Aufbau erkannt wird. Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen vollständig an den Unterauftragsverarbeiter, damit sie abgeschrieben werden können. Das steht so auch im Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang IV) und im Datenschutzhinweis. Die Zustimmung vor dem Hochladen bleibt Bedingung.

Was unleserlich ist, wird nicht geraten (Buchstabe c), und die Abschriften werden mit den Dateien gelöscht (Buchstabe f).

Das Entgelt für die Übernahme ändert sich nicht: einmal je Betrieb, wie in der Preisliste ausgewiesen.

Frühere Fassungen

Die Änderungsabschnitte der Fassungen bis einschließlich 2026-09-22 senden wir Ihnen auf Anfrage in Textform. Den Wortlaut jeder Fassung, der Sie zugestimmt haben, finden Sie unter „Rechtliches“.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Stand: 11.10.2026 · Fassung: 2026-11-16

Zwischen [Firma des Kunden] (Verantwortlicher) und AEO IT & Consulting (Auftragsverarbeiter) über den Betrieb der Zeiterfassung unter zeit.aeo-it.de.

Dieser Vertrag besteht aus den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO — Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021, ABl. L 199 vom 7.6.2021, S. 18 — und den vier Anhängen. Der Klauseltext ist unverändert übernommen; nach Klausel 2 Buchstabe a darf er nicht geändert werden. Ausgefüllt sind ausschließlich die dafür vorgesehenen Stellen:

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ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ

Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Allgemeine schriftliche Genehmigung. Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten: 1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat; 2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz- Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft; 3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind; 4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen: 1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze; 2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten; 3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen. Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen. Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt. Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn 1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde; 2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt; 3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt. c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen. d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I

Liste der Parteien

Verantwortlicher

Die Kontaktperson ist zugleich die weisungsberechtigte Person im Sinne der Klausel 7.1. Weisungen anderer Personen werden nicht ausgeführt.

Auftragsverarbeiter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Das Einzelunternehmen erreicht die Schwelle des § 38 Abs. 1 BDSG nicht, und die Kerntätigkeit besteht nicht in umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien im Sinne des Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO.

ANHANG II

Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

Beschäftigte des Verantwortlichen. Bei [Firma des Kunden] zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses [Zahl der Beschäftigten] Personen.

Nicht betroffen sind Kundinnen und Kunden des Verantwortlichen, Lieferanten sowie Bewerberinnen und Bewerber. Die Anwendung erfasst ausschließlich Arbeitszeiten der eigenen Belegschaft.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Stammdaten: Name, Personalnummer, vereinbarte Tagesstunden, Eintritts- und Austrittsdatum, Freitextfeld für Hinweise.

Zugangsdaten: Anmeldename, Passwort ausschließlich als scrypt-Hash, Rolle, Sprache, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zahl der Fehlversuche.

Arbeitszeiten: je Tag Einsatzort, Beginn, Ende, Pause, Fahrzeit, Kennzeichen An-/Abreise, Zulage in Prozent, Freitext-Bemerkung.

Umsatz je Schicht: ein Betrag je Schicht, von Hand eingetragen. Diese Angabe entsteht nur, wenn der Verantwortliche die Erfassung in den Stammdaten einschaltet; ist sie ausgeschaltet, gibt es das Feld nicht.

Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Feiertag, Frei, Unbezahlt, Schulung, jeweils mit Datum.

Entgeltdaten: Stundenlohn mit Gültigkeitsdatum, Prämie, Sachbezug, Abschlag, Stundenkonto, jeweils mit Betrag, Einheit und Bemerkung; daraus berechnet Grundlohn, Zuschläge und Bruttolohn.

Protokolldaten: wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat, einschließlich des alten und des neuen Standes der Zeile; dazu Anmeldungen, Fehlversuche und Passwortzurücksetzungen.

Zustimmungsdaten: Name der bestätigenden Person, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, Prüfsumme des bestätigten Textes.

Hilfezugang (nur, wenn der Verantwortliche ihn freigibt): wer wann für wie lange und in welcher Stufe („nur Einrichtung“ oder „mit Wochenansicht“) freigegeben oder die Freigabe beendet hat; im Protokoll das Öffnen, jede Änderung und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen, Übersichten und Mitarbeiterlisten durch den Vertriebspartner, mit Zeitpunkt und Vermerk „Hilfezugang".

Verbindung mit dem Lohn- oder Steuerbüro: welches Büro, seit wann, von wem verbunden; in der Stufe Enterprise die hinterlegte Adresse des Büros und die ausgegebenen Abholverweise (nur als Prüfwert).

Inhalte hochgeladener Dateien (Übernahme vorhandener Aufzeichnungen, nur auf Anforderung des Verantwortlichen, vorübergehend): was in den Dateien steht, die der Verantwortliche hochlädt — Namen, Stammdaten, frühere Arbeitszeiten, Abwesenheitsvermerke. Lädt er Lohn- oder Gehaltsabrechnungen hoch, gehören dazu auch Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Konfession und Nettobeträge; was davon an den Unterauftragsverarbeiter nach Anhang IV Nr. 3 geht, steht dort. Daraus übernommen und gespeichert werden nur Name, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum. Die Dateien und ihre Abschriften werden nach der Übernahme, beim Verwerfen und spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Aufträge an den KI-Assistenten (im Einrichtungsmodus während der Übernahme in jeder Stufe; als laufender Assistent nur in der Stufe Enterprise und nur, wenn der Verantwortliche ihn für seinen Betrieb eingeschaltet hat): der Text des Auftrags, die Antwort, die vorgeschlagenen Änderungen mit ihrer Vorschau und ob sie ausgeführt oder verworfen wurden. Der Gesprächsverlauf wird 90 Tage nach dem letzten Beitrag gelöscht, beim Ausschalten des Assistenten sofort.

Übermittlungsprotokoll der KI: je Aufruf des KI-Sprachmodells (Anhang IV, Nr. 3) Zeitpunkt, Zweck und die Arten der übermittelten und der vorher entfernten Angaben (etwa „Namen“, „Arbeitszeiten“, „IBAN entfernt“) sowie die Zahl der übermittelten Bilder und PDF-Dateien, nicht die Angaben selbst.

Nicht verarbeitet werden: Standortdaten und Ortung; Diagnosen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Konfession, Nettolöhne und die Lohnabrechnung selbst werden nicht gespeichert; sie können nur vorübergehend in hochgeladenen Dateien enthalten sein (siehe oben).

Verarbeitete sensible Daten und angewandte Beschränkungen oder Garantien

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind betroffen: Dass eine namentlich genannte Person an einem bestimmten Tag krank war, ist ein Gesundheitsdatum. Diagnosen werden nicht erhoben; an der Einordnung ändert das nichts. Hochgeladene Lohnabrechnungen können die Konfession tragen (religiöse Überzeugung). Sie wird nicht gespeichert. Aus Tabellen und Texten wird sie vor einer Übermittlung an den Unterauftragsverarbeiter nach Anhang IV Nr. 3 entfernt, soweit die Anwendung sie erkennt. Lohn- oder Gehaltsabrechnungen als Foto, Scan oder PDF-Datei ohne lesbare Textebene übermittelt die Anwendung nicht, soweit sie sie am Dateinamen oder am Inhalt erkennt; vor dem Hochladen solcher Dateiarten bestätigt der Verantwortliche, dass keine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und keine andere Unterlage mit Angaben zu Konfession oder Gesundheit darunter ist. Auf einem Foto, Scan oder einer PDF-Datei ohne Textebene, das die Anwendung nicht als Lohnabrechnung erkennt, wird eine solche Angabe mit der Datei übermittelt.

Angewandte Garantien: Die Abwesenheitsart wird ohne Grund und ohne Diagnose erfasst. Der Zugriff ist auf die Beschäftigten des jeweiligen Betriebs und dessen Leitung beschränkt und wird in jeder Datenbankabfrage nach Mandant getrennt, nicht erst in der Anzeige. Beschäftigte sehen ausschließlich die eigenen Daten. Beim Auftragsverarbeiter selbst hat genau eine Person Zugriff; dazu kommt nur mit Freigabe des Verantwortlichen im Einzelfall der Vertriebspartner im Hilfezugang (Anhang III, Anhang IV Nr. 4). Abwesenheiten wie „krank“ sieht er nur, wenn der Verantwortliche die Stufe „mit Wochenansicht“ wählt; Vorgabe ist „nur Einrichtung“. Jede Änderung wird mit altem und neuem Stand protokolliert. Lohnabrechnungen werden bei der Übernahme gezielt nur nach vier Angaben gefragt; von einer Lohnabrechnung als PDF mit lesbarer Textebene geht nur ein Auszug hinaus, eine erkannte Lohnabrechnung ohne lesbare Textebene gar nichts. Vor jeder Übermittlung an das KI-Sprachmodell entfernt die Anwendung aus Tabellen und Texten erkannte Angaben zu Konfession, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und Krankenkasse sowie Spalten mit Gesundheitsangaben (Anhang III). Der Verantwortliche wird vor dem Hochladen auf die mitübermittelten Angaben hingewiesen.

Die Auswertung je Person weist Krankentage nicht als eigene Kennzahl aus: Urlaub, Krankheit und Frei werden zu einer Summe zusammengefasst.

Art der Verarbeitung

Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung an den Verantwortlichen und — auf seine Weisung — an von ihm bestimmte Empfänger (sein Lohn- oder Steuerbüro), Einschränken, Löschen und Vernichten — jeweils im Rahmen des Betriebs einer webgestützten Zeiterfassung einschließlich Sicherung, Wiederherstellung, Fehlersuche und Hilfe bei der Bedienung.

Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

Aufzeichnung der Arbeitszeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG; Prüfung der Aufzeichnungen gegen §§ 3, 4, 5 und 16 ArbZG sowie § 17 MiLoG; Erstellung von Stundennachweisen und Auswertungen; Zuarbeit zur Lohnabrechnung (Bruttoseite); Erfüllung von Auskunfts- und Löschbegehren betroffener Personen.

Auf Weisung des Verantwortlichen in der Stufe Enterprise sowie in jeder Stufe, solange ein Übernahmevorgang offen ist: Ausführen der Aufträge, die er dem KI-Assistenten erteilt — Nachschlagen in den Daten seines Betriebs, Vorschlagen von Einträgen und Einstellungen. Eine vorgeschlagene Änderung wird erst geschrieben, wenn der Verantwortliche sie ausdrücklich bestätigt; jeder Auftrag ist eine Einzelweisung im Sinne der Klausel 7.1, die Bestätigung die Weisung zum Schreiben.

Der Assistent kann Änderungen vorschlagen, die der Verantwortliche in der Anwendung selbst vornehmen kann, soweit die Anwendung ihm dafür eine Funktion gibt (etwa Beschäftigte anlegen oder einen Monat abschließen, mit den Ergebnissen des Prüflaufs im Vorschlag); ausgeführt werden sie erst nach Bestätigung, über dieselben Funktionen und Prüfungen wie die Formulare. Nie kann er Abo oder Zahlung ändern, kündigen, Daten löschen, Rechtstexte annehmen oder ablehnen, die Lohndatei versenden oder die Zugangsdaten des Verantwortlichen ändern. Die Übernahme vorhandener Aufzeichnungen läuft als Einrichtungsmodus desselben Assistenten; der Modus endet, wenn die Übernahme abgeschlossen oder verworfen ist.

Auf Weisung des Verantwortlichen in der Stufe Enterprise: Bereitstellen der Lohndatei eines abgeschlossenen Monats an die von ihm angegebene Adresse seines Lohn- oder Steuerbüros über einen befristeten Abholverweis.

Auf Weisung des Verantwortlichen im Einzelfall, sofern der Auftragsverarbeiter den Hilfezugang anbietet: Hilfe bei Bedienung und Einrichtung durch den Vertriebspartner im Hilfezugang (Anhang IV, Nr. 4). Jede Freigabe ist eine Einzelweisung im Sinne der Klausel 7.1; ihr Umfang ist die vom Verantwortlichen gewählte Stufe („nur Einrichtung“ oder „mit Wochenansicht“). Sie gilt höchstens sieben Tage und endet, wenn der Verantwortliche sie beendet.

Eine Auswertung je Person mit dem Zweck, Leistung oder Verhalten zu bewerten, findet nur statt, wenn der Verantwortliche sie ausdrücklich einschaltet. Dafür erklärt er zuvor, dass er seine Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO informiert hat und dass kein Betriebsrat besteht oder dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zugestimmt hat. Die Erklärung wird mit Namen, Zeitpunkt und Herkunft festgehalten.

Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach dessen Beendigung werden die Daten nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben (Klausel 10 Buchstabe d). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen bleiben unberührt, insbesondere zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG, sechs Jahre nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG und acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB, soweit die Daten in die Lohnabrechnung eingehen (Einzelheiten: § 10 Abs. 3 der AGB).

ANHANG III

Technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Die folgenden Maßnahmen sind eingerichtet und nachgemessen. Was nicht aufgeführt ist, wird nicht zugesichert.

Maßnahmen zur Identifizierung und Autorisierung der Nutzer

Passwörter werden ausschließlich als scrypt-Hash gespeichert und in gleichbleibender Zeit verglichen. Startpasswörter erzwingen einen Wechsel bei der ersten Anmeldung. Das Zurücksetzen erfolgt über einen einmaligen, 48 Stunden gültigen Link, von dem nur der SHA-256-Wert gespeichert wird. Nach fünf Fehlversuchen greift eine Sperre von 15 Minuten. Für Verwaltungszugänge und für die Zugänge der Vertriebspartner ist ein zweiter Faktor nach RFC 6238 Pflicht; ein Code gilt genau einmal. Zwischen Passwort und Code besteht keine angemeldete Sitzung.

Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Übermittlung

Ausschließlich TLS 1.3 mit Zertifikaten von Let's Encrypt, Umleitung von unverschlüsselten Aufrufen, HSTS. Eine Inhaltsrichtlinie (Content-Security-Policy) mit default-src 'none' und je Anfrage neuer Zufallszahl verhindert eingeschleustes JavaScript.

Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Speicherung

Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar. Der Server nimmt Anmeldungen ausschließlich mit SSH-Schlüssel entgegen; die Passwortanmeldung und die Anmeldung als root sind abgeschaltet. Ein Paketfilter auf dem Server und eine Firewall des Rechenzentrumsbetreibers davor sperren eingehenden Verkehr bis auf die benötigten Ports.

Eine Verschlüsselung der Serverfestplatte im Ruhezustand besteht nicht. Dies wird ausdrücklich nicht zugesichert.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Protokollierung von Ereignissen

Ein Datenbank-Auslöser hält fest, wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat, einschließlich des alten und des neuen Standes der Zeile. Er erfasst jeden Schreibweg, auch unmittelbares SQL. Anmeldungen, Fehlversuche und Passwortzurücksetzungen werden protokolliert. Löschungen werden protokolliert, bevor gelöscht wird; der Eintrag überlebt die Löschung.

Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit — Zugriffstrennung

Die Trennung nach Betrieben erfolgt in jeder Datenbankabfrage, nicht in der Anzeige. Beschäftigte sehen und ändern ausschließlich die eigenen Zeiten; die Mitarbeiternummer stammt stets aus der Anmeldung und nie aus der Anfrage. Beim Auftragsverarbeiter selbst hat genau eine Person Zugriff. Daneben kann der dem Verantwortlichen zugeordnete Vertriebspartner nach dessen Freigabe im Einzelfall befristet über den Hilfezugang zugreifen (siehe unten und Anhang IV Nr. 4). Das Löschen eines Betriebs oder einer Person verlangt vier Nachweise: abgetippten Namen, Grund, bestätigten Export und einen im Moment der Löschung erzeugten Code aus der Authenticator-App.

Maßnahmen beim Hilfezugang des Vertriebspartners

Ohne Freigabe kein Zugang: Freigeben und beenden kann nur der Chef-Zugang des Verantwortlichen, je Fall für 24 Stunden oder 7 Tage; mehr als sieben Tage lässt die Datenbank nicht zu. Zwei Stufen: In der Vorgabe „nur Einrichtung“ sind Wochen, Tage, Personen und Übersichten gesperrt; erst „mit Wochenansicht“ öffnet sie zum Ansehen. Die Stufe wird bei jeder Anfrage mitgeprüft; eine Freigabe ohne gültige Stufe gilt als „nur Einrichtung“. Die Freigabe wird bei jeder Anfrage neu geprüft, nicht nur beim Öffnen; ist sie abgelaufen oder beendet, ist der Zugang sofort zu. Was der Vertriebspartner im Hilfezugang aufrufen darf, steht in einer abschließenden Liste; jeder andere Weg ist gesperrt, auch einer, der später dazukommt. Arbeitszeiten, Monatsabschluss, Lohndatei, Abo, Export, Rechtstexte und der Zugang des Verantwortlichen sind ausgenommen; ein Datenbank-Auslöser weist Schreibvorgänge des Vertriebspartners außerhalb von Protokoll und Lohnbüro-Verbindung zusätzlich ab. Das Öffnen, jede schreibende Anfrage und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen, Übersichten und Mitarbeiterlisten werden vor ihrer Ausführung mit Zeitpunkt und Vermerk („angesehen“ bzw. „Anfrage“) ins Protokoll des Betriebs geschrieben; der Verantwortliche sieht diese Liste in der Anwendung. Das Ansehen der übrigen Stammdatenseiten (Einsatzorte, Teams, Abwesenheitsarten, Lohnarten, Ausgabeformate, Lohnbüro) wird nicht einzeln protokolliert. Einem Vertriebspartner, dem der Verantwortliche neu zugeordnet wurde, öffnet die Anwendung den Hilfezugang frühestens 28 Tage nach der Mitteilung an den Verantwortlichen. Ein Passwort-Link oder Zugang für Beschäftigte lässt sich im Hilfezugang nicht erzeugen. Stundenlöhne werden im Hilfezugang in keiner Stufe angezeigt und können dort nicht geändert werden. Beschäftigte anlegen oder zurückholen kann der Vertriebspartner nur innerhalb der schon berechneten Zahl der Nutzer. Sperrt der Auftragsverarbeiter einen Vertriebspartner, schließt die Anwendung dessen Hilfezugang beim nächsten Aufruf, auch bei einer erteilten Freigabe. Solange der Auftragsverarbeiter den Hilfezugang nicht anbietet, öffnet die Anwendung ihn für niemanden, auch nicht mit einer früher erteilten Freigabe. Der Vertriebspartner meldet sich mit eigenem Zugang und zweitem Faktor an und hat seinen Partnervertrag in der geltenden Fassung angenommen.

Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und rasches Wiederherstellen

Tägliche Sicherung der Datenbank mit Prüfung des erzeugten Abzugs. Auf dem Server werden vierzehn Tagesstände vorgehalten; in der verschlüsselten Kopie außer Haus (Anhang IV) zusätzlich acht Wochen- und zwölf Monatsstände. ⚠ Die Kopie außer Haus reicht damit weiter zurück als der Server — das ist Absicht: Ein Löschlauf, der zu viel mitnahm, fällt selten am selben Tag auf. Für eine Löschung auf Weisung oder nach Art. 17 bedeutet es, daß sie dort bis zu zwölf Monate überdauern kann, bevor der turnusmäßige Stand wegfällt. Der Wiederanlauf aus einer Sicherung ist geprobt. Eine Überwachung prüft alle 15 Minuten Platte, Dienste, offene Ports und das Alter der letzten Sicherung und meldet sich bei Abweichung.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenqualität und der Datenminimierung

Der abgeschlossene Monat ist auf Datenbankebene gegen Änderung gesperrt; unmittelbares SQL wird abgewiesen. Über alle Einträge und Monatsposten eines abgeschlossenen Monats wird ein SHA-256-Wert gebildet, zurückgelesen und verglichen. Zuschläge, Spesen und Mindestlohn werden ausschließlich aus den Einstellungen des jeweiligen Betriebs gerechnet; wo nichts hinterlegt ist, wird nichts berechnet und nichts angenommen.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Dieser Anhang wird jährlich sowie bei jeder Änderung am Datenbankschema, an der Anmeldung oder an den Löschpfaden gegen den tatsächlichen Stand der Anwendung durchgesehen; Datum und Ergebnis werden festgehalten. Die letzte vollständige Durchsicht fand am 29.08.2026 statt. Die Abschnitte zum Hilfezugang und zur Übermittlung an das KI-Sprachmodell wurden am 09.10.2026 gegen den ausgerollten Stand der Anwendung (Schema 137) durchgesehen.

Maßnahmen bei der Übermittlung an das KI-Sprachmodell

Bevor Daten an den Unterauftragsverarbeiter nach Anhang IV Nr. 3 gehen, durchläuft jeder Text — Tabellenausschnitte, Fragen, Antworten und nachgeschlagene Daten — zwei Filter: In Tabellen werden die Werte unter Spaltenüberschriften entfernt, die auf Konfession, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Krankenkasse oder Gesundheitsangaben hinweisen; in allen Texten werden IBAN, Steuer-Identifikationsnummer (mit Prüfziffer), Sozialversicherungsnummer und als solche bezeichnete Angaben zu Konfession und Krankenkasse entfernt. An ihre Stelle tritt ein Vermerk mit der Art der entfernten Angabe. Grenze: Angaben ohne erkennbare Überschrift oder ohne festes Muster — etwa eine Diagnose in einem frei geschriebenen Satz — werden nicht sicher erkannt. Fotos, Scans und PDF-Dateien werden nicht verändert, sondern vollständig übermittelt; davon ausgenommen sind Lohnabrechnungen als PDF mit lesbarer Textebene, die lokal gelesen werden und von denen nur ein Auszug hinausgeht. Eine Lohnabrechnung ohne lesbare Textebene, die die Anwendung am Dateinamen oder an der Textebene erkennt, wird nicht übermittelt. Bilder und PDF ohne Textebene werden nur übermittelt, wenn der Verantwortliche für den Vorgang erklärt hat, dass keine Lohn- oder Gehaltsabrechnung und keine Unterlage mit Angaben zu Konfession oder Gesundheit darunter ist. Das Modell ist angewiesen, eine Lohnabrechnung, die es beim Abschreiben erkennt, nicht abzuschreiben; eine dennoch entstandene Abschrift einer Lohnabrechnung wird verworfen. Was hinausging und was entfernt wurde, steht im Übermittlungsprotokoll (Anhang II). Schreiben kann das Modell nicht selbst: Es schlägt vor, die Anwendung führt erst nach Bestätigung des Verantwortlichen aus, und zwar über dieselben Funktionen und Prüfungen wie die Formulare. Funktionen für Abo, Zahlung, Kündigung, Löschen, Rechtstexte und Zugangsdaten des Verantwortlichen stehen dem Modell nicht zur Verfügung.

Maßnahmen zur Systemkonfiguration

Sicherheitsaktualisierungen werden selbsttätig eingespielt, mit einem täglichen Neustartfenster. Anwendung und Datenbank laufen in getrennten Behältern; Quelltext und Migrationen sind fest im Abbild.

Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen

Die Anwendung erstellt auf Knopfdruck eine vollständige Auskunft nach Art. 15 und eine Übertragung nach Art. 20 DSGVO. Für die Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO stellt sie ein vorbereitetes Merkblatt bereit. Weisungen des Verantwortlichen werden in Textform dokumentiert.

ANHANG IV

Liste der Unterauftragsverarbeiter

Diese Liste ist die vereinbarte Liste im Sinne der Klausel 7.7 Buchstabe a. Beabsichtigte Änderungen — das Hinzufügen oder Ersetzen eines Unterauftragsverarbeiters — werden dem Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus in Textform angekündigt, mit den Angaben, die er für einen Einwand braucht; er kann innerhalb dieser Frist Einwände erheben.

Die geänderte Liste wird dem Verantwortlichen zugleich als neue Fassung dieses Vertrags nach § 12 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur ausdrücklichen Zustimmung vorgelegt. Bis er zugestimmt hat, setzt der Auftragsverarbeiter den neuen Unterauftragsverarbeiter für ihn nicht ein. Für einen Wechsel der Person des Vertriebspartners nach Nr. 4 gelten statt dieses Absatzes die Regeln unter der Tabelle.

Widerspricht er, so kann jede Seite den Vertrag zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Das Recht des Verantwortlichen auf Datenexport nach § 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (30 Tage) bleibt davon unberührt, ebenso die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Auskunftspflichten bis zum Vertragsende.

Die Zeilen sind von oben nach unten Nr. 1 (netcup), Nr. 2 (Hetzner), Nr. 3 (Anthropic) und Nr. 4 (Vertriebspartner). Stripe steht nicht mehr in der Liste; die Begründung steht unter der Tabelle.

Vertriebspartner im Hilfezugang (Nr. 4).

• Der Vertriebspartner wird nur tätig, wenn der Verantwortliche ihn in der Anwendung für den einzelnen Einsatz freigibt. Diese Freigabe nennt den Vertriebspartner mit Namen oder Firma und Anschrift sowie die gewählte Stufe. Sie ist eine Weisung im Sinne der Klausel 7.1 und zugleich die gesonderte schriftliche Genehmigung dieses Vertriebspartners durch den Verantwortlichen im Sinne von Art. 28 Abs. 2 DSGVO, erteilt in elektronischer Form; der Auftragsverarbeiter bestätigt sie per E-Mail und bewahrt ihren Wortlaut mit dem Protokoll auf. Über die Stufe hinaus darf der Vertriebspartner nichts ansehen. Die Genehmigung tritt neben die allgemeine Genehmigung nach Klausel 7.7 Buchstabe a und ersetzt sie nicht; sie ist eine zusätzliche Garantie im Sinne der Klausel 2 Buchstabe b.
• Sperrt der Auftragsverarbeiter einen Vertriebspartner wegen mangelnder Betreuung oder eines Verstoßes, ist der Hilfezugang für ihn ab der Sperre geschlossen, auch eine schon erteilte Freigabe.
• Wechsel auf Wunsch des Verantwortlichen. Der Verantwortliche kann jederzeit einen anderen Vertriebspartner beantragen oder „ohne Vertriebspartner“ wählen (§ 4a Abs. 7 und 8 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Mit „ohne Vertriebspartner“ ist Nr. 4 für ihn gegenstandslos.
• Der Auftragsverarbeiter hat mit dem Vertriebspartner einen Vertrag nach Klausel 7.7 Buchstabe b geschlossen, der ihm im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diese Klauseln, ihn zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO) und die Drittbegünstigtenklausel nach Klausel 7.7 Buchstabe e enthält. Eine Kopie stellt er nach Klausel 7.7 Buchstabe c auf Verlangen zur Verfügung.
• Ordnet der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen einen anderen Vertriebspartner zu, ist das ein Ersetzen im Sinne der Klausel 7.7 Buchstabe a. Er teilt es dem Verantwortlichen in Textform mit; vor Ablauf von vier Wochen nach dieser Mitteilung lässt die Anwendung keine Freigabe für den neuen Vertriebspartner zu. Erhebt der Verantwortliche einen Einwand, ordnet der Auftragsverarbeiter ihm auf Wunsch einen anderen oder keinen Vertriebspartner zu; ohne Freigabe des Verantwortlichen erhält ohnehin kein Vertriebspartner Zugang. Die Betreuung am Telefon bleibt davon unberührt.
• Ist dem Verantwortlichen kein Vertriebspartner zugeordnet, ist Nr. 4 gegenstandslos.

Kein Unterauftragsverarbeiter: Stripe. Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) wickelt die Zahlung des Abonnements ab. Dabei verarbeitet Stripe Daten des Verantwortlichen als Vertragspartner des Auftragsverarbeiters (Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten), keine Daten nach Anhang II. Stripe ist deshalb nicht Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieser Klauseln; die Einzelheiten stehen im Datenschutzhinweis des Auftragsverarbeiters.

Kein Unterauftragsverarbeiter: das Lohn- oder Steuerbüro des Verantwortlichen. Es erhält Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen (Anhang II, Zweck) als dessen Empfänger. Das Verhältnis zwischen dem Verantwortlichen und seinem Büro regeln diese beiden; im Auftrag des Auftragsverarbeiters verarbeitet das Büro nichts.

Vertragsgrundlage und Drittlandübermittlung (Anthropic). Vertragspartner für Kunden im EWR ist Anthropic Ireland Limited. Das Data Processing Addendum von Anthropic ist Bestandteil der Commercial Terms of Service und wird mit deren Annahme geschlossen; eine gesonderte Unterzeichnung findet nicht statt. Es bezieht die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) ein, für das hier vorliegende Verhältnis Modul 3 (Auftragsverarbeiter an Auftragsverarbeiter). Soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden — die Rechenzentren sind weltweit, weitere Unterauftragsverarbeiter sitzen in den USA, in Kanada und in Südafrika —, ist Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO die Grundlage. Klausel 7.8 Buchstabe b der vorliegenden Klauseln sieht diesen Weg ausdrücklich vor.

Nach dem Data Processing Addendum von Anthropic gilt ferner:

• Kundendaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht außerhalb der Geschäftsbeziehung zu anderen Zwecken genutzt.
• Nach Vertragsende werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Anthropic führt eine Liste eigener Unterauftragsverarbeiter unter https://www.anthropic.com/subprocessors und räumt eine Widerspruchsfrist von 15 Tagen ein.

Eigene Unterauftragsverarbeiter von Anthropic. Anthropic setzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter ein. Die jeweils geltende Liste — mit Zweck und Ort der Verarbeitung — führt Anthropic unter https://www.anthropic.com/subprocessors (dieselbe Adresse wie oben); sie wird dort fortgeschrieben.

Zur Angabe „weltweit". Die Rechenzentren, auf denen die Verarbeitung stattfindet, sind nach Angabe von Anthropic nicht auf die Europäische Union und nicht auf die Vereinigten Staaten festgelegt. Grundlage der Übermittlung sind die oben genannten Standardvertragsklauseln. Der Auftragnehmer weist hierauf ausdrücklich hin, damit der Verantwortliche es bei seiner eigenen Abwägung berücksichtigen kann.

Für diese Anwendung ist die Websuche von Anthropic nicht eingeschaltet; die dafür genannten Unterauftragsverarbeiter kommen daher nicht zum Einsatz.

Der Auftragsverarbeiter hält den jeweils geltenden Stand dieser Unterlagen vor; der Verantwortliche kann ihn anfordern.

Die Stammdatenübernahme ist eine gesondert zu beauftragende einmalige Leistung; der KI-Assistent ist eine gesondert einzuschaltende Funktion der Stufe Enterprise, die der Verantwortliche jederzeit wieder ausschalten kann. Er muss keines von beiden in Anspruch nehmen; nutzt er keines, findet keine Übermittlung an Anthropic statt. Ebenso muss er den Hilfezugang nicht nutzen; ohne Freigabe verarbeitet der Vertriebspartner keine Daten nach Anhang II.

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Was sich in der Fassung 2026-11-16 geändert hat

Die wichtigste Änderung gegenüber der Fassung 2026-09-23b: Ihr Vertriebspartner kann Ihnen im Hilfezugang helfen, aber nur, wenn Sie ihn im Einzelfall freigeben. Jede Freigabe nennt ihn mit Name und Anschrift und ist zugleich Ihre gesonderte Genehmigung genau dieses Vertriebspartners als Unterauftragsverarbeiter, bestätigt per E-Mail (Deckblatt, Anhang IV Nr. 4). Den Hilfezugang gibt es nur, sofern AEO ihn anbietet.

Der Wortlaut ist derselbe wie in der Fassung 2026-10-09c; neu sind nur der Tag, ab dem diese Fassung gilt, und dieser Abschnitt. Sie tritt an die Stelle der Fassungen 2026-10-09 und 2026-10-09c. Der Text der Standardvertragsklauseln (Abschnitte I bis III) ist unverändert.

Daneben, gegenüber der Fassung 2026-09-23b:

• Hilfezugang im Einzelnen (Anhang II, III, IV Nr. 4): Sie wählen je Freigabe „nur Einrichtung“ (Vorgabe) oder „mit Wochenansicht“, für 24 Stunden oder 7 Tage; Stundenlöhne sieht der Vertriebspartner nie, und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen und Mitarbeiterlisten wird protokolliert. Einen neuen Vertriebspartner können Sie erst vier Wochen nach unserer Mitteilung freigeben.
• Änderungen der Liste in Anhang IV: Bisher galt eine Änderung als genehmigt, wenn Sie ihr nicht innerhalb von vier Wochen widersprachen. Jetzt legen wir sie Ihnen zur ausdrücklichen Zustimmung vor; bis dahin setzen wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter für Sie nicht ein.
• KI (Anhang II, III, IV Nr. 3): Die Übernahme ist der Einrichtungsmodus des KI-Assistenten; solange eine Übernahme läuft, kann er in jeder Stufe auch nachschlagen und Änderungen vorschlagen, danach nur in Enterprise. Aus Tabellen und Texten werden erkannte Angaben zu Konfession, Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung und Krankenkasse vorher entfernt; Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen unverändert hinaus. Von Lohnabrechnungen als PDF mit Textebene geht nur ein Auszug; Lohnabrechnungen als Foto, Scan oder PDF ohne Textebene übermitteln wir nicht, soweit die Anwendung sie erkennt. Vor dem Hochladen von Bildern bestätigen Sie, dass keine Lohnabrechnung und keine Unterlage mit Konfession oder Gesundheitsangaben darunter ist. Ein Übermittlungsprotokoll hält fest, welche Arten von Angaben hinausgingen.
• Stripe steht nicht mehr in Anhang IV; es verarbeitet keine Daten Ihrer Beschäftigten (Begründung unter der Tabelle).
• Lohn- und Steuerbüro: Die Bereitstellung der Lohndatei an Ihr Büro (Enterprise) ist eine Übermittlung auf Ihre Weisung; das Büro ist kein Unterauftragsverarbeiter.
• Aufbewahrung: 2, 6 und 8 Jahre statt pauschal zehn (Anhang II, Dauer); Lohnabrechnungen und Konfession sind in Anhang II offen beschrieben.

Die Abschnitte darunter erläutern die Änderungen der Fassungen 2026-10-09c und 2026-10-09 einzeln.

Was sich in der Fassung 2026-10-09c geändert hat

Die wichtigste Änderung: Jede Freigabe eines Hilfezugangs ist zugleich Ihre gesonderte Genehmigung genau dieses Vertriebspartners, mit Name und Anschrift, bestätigt per E-Mail (Deckblatt, Anhang IV Nr. 4).

Daneben: Lohnabrechnungen als Foto, Scan oder PDF ohne Textebene übermitteln wir nicht, soweit die Anwendung sie erkennt; vor dem Hochladen von Bildern bestätigen Sie, dass keine Lohnabrechnung und keine Unterlage mit Konfession oder Gesundheitsangaben darunter ist (Anhang II, III, IV Nr. 3).

Der Text der Standardvertragsklauseln (Abschnitte I bis III) ist unverändert.

Was sich in der Fassung 2026-10-09 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Ihr Vertriebspartner kann Ihnen im Hilfezugang helfen, aber nur, wenn Sie ihn im Einzelfall freigeben. Er steht dafür als Unterauftragsverarbeiter in Anhang IV (Nr. 4). Sie wählen je Freigabe „nur Einrichtung“ (Vorgabe) oder „mit Wochenansicht“, für 24 Stunden oder 7 Tage; Stundenlöhne sieht er nie, und jedes Ansehen von Wochen, Tagen, Personen und Mitarbeiterlisten wird protokolliert. Einen neuen Vertriebspartner können Sie erst vier Wochen nach unserer Mitteilung freigeben. Den Hilfezugang gibt es nur, sofern AEO ihn anbietet.

Daneben, gegenüber der Fassung 2026-09-23b:

• KI (Anhang II, III, IV Nr. 3): Die Übernahme ist der Einrichtungsmodus des KI-Assistenten; solange eine Übernahme läuft, kann er in jeder Stufe auch nachschlagen und Änderungen vorschlagen, danach nur in Enterprise. Aus Tabellen und Texten werden erkannte Angaben zu Konfession, Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung und Krankenkasse vorher entfernt; Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen unverändert hinaus. Von Lohnabrechnungen als PDF mit Textebene geht nur ein Auszug. Ein Übermittlungsprotokoll hält fest, welche Arten von Angaben hinausgingen.
• Stripe steht nicht mehr in Anhang IV; es verarbeitet keine Daten Ihrer Beschäftigten (Begründung unter der Tabelle).
• Lohn- und Steuerbüro: Die Bereitstellung der Lohndatei an Ihr Büro (Enterprise) ist eine Übermittlung auf Ihre Weisung; das Büro ist kein Unterauftragsverarbeiter.
• Änderungen der Liste in Anhang IV legen wir Ihnen zur Zustimmung vor; bis dahin setzen wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter für Sie nicht ein.
• Aufbewahrung: 2, 6 und 8 Jahre statt pauschal zehn (Anhang II, Dauer); Lohnabrechnungen und Konfession sind in Anhang II offen beschrieben.

Der Text der Standardvertragsklauseln (Abschnitte I bis III) ist unverändert.

Datenschutzhinweis zur Zeiterfassung

Stand 11.10.2026 · Fassung 2026-11-06d

Wozu dieser Text da ist, und wozu nicht.

Er betrifft nicht die Arbeitszeiten der Beschäftigten. Dafür ist der Arbeitgeber Verantwortlicher, AEO nur Auftragsverarbeiter — geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag, und informieren muss dort der Arbeitgeber (Art. 13 DSGVO, siehe AGB § 6 Abs. 4).

Er betrifft das, was AEO für sich selbst verarbeitet: die Anmeldung an der Anwendung, die Bestätigung der Rechtstexte, die Abrechnung, die Betreuung durch Vertriebspartner, die Zugänge für Lohnbüros und die Rückmeldungen an AEO („Fehler melden / Vorschlag“) — diese auch dann, wenn ein Beschäftigter Ihres Betriebs sie schreibt. Dafür ist AEO Verantwortlicher, und dann gilt Art. 13 für AEO.

Auch die IP-Adresse, die beim Bestätigen eines Vertrags zum Nachweis gespeichert wird, ist ein personenbezogenes Datum.

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1 · Wer verarbeitet

AEO IT & Consulting, Inhaber Ali Enes Özcan Mühlenstraße 250, 45475 Mülheim an der Ruhr info@aeo-it.de · 0177 3464867

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt und nicht erforderlich — § 38 Abs. 1 BDSG greift ab 20 Personen, hier ist es eine.

2 · Was verarbeitet wird, wozu, und auf welcher Grundlage

Zur Rechtsgrundlage „lit. b". Sie trägt, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind (etwa als Inhaber eines Einzelunternehmens). Handeln Sie für eine Gesellschaft — als Geschäftsführer, Büroleitung oder Mitarbeiter —, stützen wir dieselbe Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f: unser berechtigtes Interesse, den Vertrag mit Ihrem Betrieb durchzuführen. Dann steht Ihnen das Widerspruchsrecht nach Punkt 6 zu.

Rückmeldungen — bitte ohne Gesundheitsangaben. Schreiben Sie in eine Rückmeldung nichts über Krankheit oder Gesundheit, weder über sich noch über Beschäftigte, und nennen Sie Beschäftigte nicht mit Namen: AEO findet den Fall über Seite und Zeitpunkt. Krankmeldungen, Urlaubswünsche und Fragen zu den eigenen Stunden gehören an den Betrieb, nicht an AEO — eine Rückmeldung erreicht den Betrieb nicht. Steht trotzdem eine solche Angabe darin, löscht AEO sie, sobald AEO sie bemerkt. Die Rückmeldungen gehen nicht an den KI-Assistenten und nicht an Anthropic.

Weder Kartennummer noch IBAN noch ein Lastschriftmandat stehen in dieser Anwendung. Der Zahlungsweg läuft vollständig beim Anbieter; hier bleibt eine Kennung und der Zustand des Abos.

Nicht verarbeitet werden: Standortdaten, Geräte-Kennungen über die Browserkennung hinaus, Nutzungsprofile, Werbe-Kennungen. Seitenaufrufe werden höchstens als Summe je Tag und Seite gezählt, ohne IP-Adresse, ohne Cookie und ohne Bezug zu einer Person. Die Anwendung lädt nichts von fremden Servern — keine Schriftart, kein Symbolsatz, kein Zählpixel. Das ist nicht nur eine Zusage, sondern technisch festgeschrieben: Die Inhaltsrichtlinie der Anwendung (Content Security Policy) verbietet dem Browser, Inhalte von anderen Servern zu laden.

3 · Cookies und Speicherung im Browser

Elf Cookies, alle unbedingt erforderlich und für Skripte der Seite nicht lesbar (HttpOnly). Die meisten entstehen nur in einer bestimmten Lage; wer sich nur anmeldet und nichts umstellt, hat einen einzigen („sitzung“).

Alle außer „sprache“ und „darstellung“ sind signiert, jeder mit einer eigenen Signatur (unterschiedliches Salz). Ohne das ließe sich ein Cookie umbenennen und als ein anderes verwenden — „halbe_sitzung“ etwa als „sitzung“, womit der zweite Faktor umgangen wäre. Die beiden Rückweg-Cookies verwahren die signierte Anmeldung selbst und tragen deshalb deren Signatur. Bei verschlüsselter Verbindung sind alle Cookies als „Secure“ gesetzt und werden nur verschlüsselt übertragen. „sprache“ und „darstellung“ enthalten nur die gewählte Einstellung und keine Angabe zu Ihrer Person; sie sind nicht signiert. Alle Cookies gehen bei Aufrufen von fremden Seiten nur mit, wenn man per Link herüberwechselt (SameSite=Lax); die beiden Rückweg-Cookies gar nicht (SameSite=Strict).

Kein Tracking, keine Analyse, keine Einwilligungsabfrage — weil es nichts gibt, wofür eine Einwilligung nötig wäre (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: unbedingt erforderlich).

Dazu eine Speicherung, die kein Cookie ist. Beim Ausfüllen eines Arbeitstages hält der Browser den Entwurf lokal fest (im lokalen Speicher des Browsers), damit eine Eingabe einen Verbindungsabbruch übersteht — auf der Baustelle ist der Empfang schlecht. Gespeichert werden Auswahl, Uhrzeiten, Pause, Fahrzeit und die Bemerkung. Gelöscht wird der Entwurf beim erfolgreichen Absenden und beim Abmelden (auf der Anmeldeseite werden alle Entwürfe auf dem Gerät entfernt). Entwürfe, die älter als 14 Tage sind, entfernt die Anwendung, sobald auf demselben Gerät wieder eine Tageseingabe geöffnet wird. Wird das Gerät danach nicht mehr für die Anwendung benutzt, bleibt ein abgebrochener Entwurf im Browser, bis die Websitedaten gelöscht werden. Der Entwurf verlässt das Gerät nicht. § 25 TDDDG erfasst jede Speicherung in der Endeinrichtung, nicht nur Cookies. Eine Einwilligung ist nicht nötig: Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit die Anwendung die Eingabe, die Sie ausdrücklich machen wollen, auch bei abbrechender Verbindung entgegennehmen kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4 · Empfänger

Sonst niemand. Kein Verkauf, keine Auswertung, keine Werbung.

Kein Vertriebspartner gewünscht? Sie können jederzeit in der Anwendung oder formlos verlangen, ohne Vertriebspartner direkt von AEO betreut zu werden (§ 4a Abs. 8 AGB), oder einen anderen Partner beantragen (§ 4a Abs. 7 AGB). Dann bekommt kein Partner mehr die Kontaktdaten Ihrer Ansprechperson. Der Partner, der Sie geworben hat, sieht weiter Ihren Firmennamen, den Stand des Vertrags und seine Vergütung für die Gewinnung (§ 87c HGB: AEO muss ihm darüber abrechnen); Ihre Kontaktdaten sieht er nicht mehr.

Wechsel des Partners. Endet die Zusammenarbeit mit Ihrem Partner, kann AEO Ihnen einen anderen zuordnen. Er sieht die Kontaktdaten Ihrer Ansprechperson ab der Zuordnung; wir teilen Ihnen den Wechsel in Textform mit. Einen Hilfezugang können Sie ihm frühestens vier Wochen nach dieser Mitteilung freigeben.

Kasten Anthropic: nur auf Ihre Anforderung, und nur dann. Die Übernahme Ihrer bisherigen Aufzeichnungen ist eine gesondert zu beauftragende einmalige Leistung; der KI-Assistent ist eine gesondert einzuschaltende Funktion der Stufe Enterprise. Nutzen Sie keines von beiden, wird nichts an Anthropic übermittelt — die Anwendung ruft dort im laufenden Betrieb niemanden an.

Beauftragen Sie sie, gilt: Übermittelt wird, was Sie hochladen — bei Tabellen Ausschnitte, damit der Aufbau erkannt wird, bei Fotos, Scans und PDF die ganze Datei, damit sie abgeschrieben werden kann. Vor dem Hochladen werden Sie ausdrücklich darauf hingewiesen, nicht benötigte Angaben — insbesondere Bankverbindungen und Gesundheitsangaben — vorher zu entfernen, und Sie müssen die Übermittlung bei jedem Hochladen bestätigen.

Drittlandbezug. Vertragspartner ist Anthropic Ireland Limited (Irland); verarbeitet wird auch in den Vereinigten Staaten. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3), die Bestandteil von Anthropics Data Processing Addendum sind.

Außerhalb einer laufenden Übernahme und ohne eingeschalteten Assistenten bekommt Anthropic nicht, was in der laufenden Anwendung erfaßt ist: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Lohnabrechnungen, Zugangsdaten. Was Sie hochladen, kann dagegen frühere Arbeitszeiten und Vermerke wie „krank" enthalten. Aus Tabellen und Texten entfernt die Anwendung vorher Angaben, die sie als Konfession, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung oder Krankenkasse erkennt, und Spalten mit Gesundheitsangaben; was sie nicht erkennt (etwa eine Angabe in einem frei geschriebenen Satz), geht hinaus. Fotos, Scans und PDF-Dateien gehen unverändert hinaus, so wie sie sind. Deshalb bestätigen Sie vor dem Hochladen solcher Dateien, dass keine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und kein anderes Blatt mit Angaben zu Konfession oder Gesundheit darunter ist. Erkennt die Anwendung eine Lohnabrechnung ohne lesbare Textebene am Dateinamen oder am Inhalt, sendet sie sie nicht. Das Modell ist angewiesen, eine Lohnabrechnung, die es beim Abschreiben erkennt, nicht abzuschreiben; eine solche Abschrift wird verworfen. Die Seite selbst hat Anthropic dann aber schon erhalten. Lohnabrechnungen als PDF mit lesbarer Textebene werden bei uns gelesen, und nur ein Auszug mit Namen, Nummern und Daten geht hinaus. Zurück kommen und gespeichert werden aus Lohnabrechnungen nur Name, Personalnummer, Eintritt und Austritt.

Mit eingeschaltetem Assistenten (Enterprise) und in jeder Stufe, solange eine Übernahme läuft, geht je Auftrag hinaus, was er dafür nachschlägt: Namen, eingetragene Tage mit Uhrzeiten, Orten und Abwesenheitsarten (auch „krank", ohne Diagnose), Salden; Bemerkungen der Beschäftigten nur, wenn Sie danach fragen. Der Assistent schreibt nichts selbst — jede Änderung erst nach Ihrer Bestätigung. Zugangsdaten und Lohnabrechnungen bekommt er nie.

Die Daten werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet und nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Ein Assistent. Übernahme und Assistent sind derselbe KI-Assistent; die Übernahme ist sein Einrichtungsmodus, der mit der Übernahme endet und bei jeder weiteren Übernahme wieder beginnt. Welche Arten von Angaben hinausgingen und welche vorher entfernt wurden, hält die Anwendung je Aufruf fest. Der Assistent kann nach Ihrer Bestätigung auch schreiben, etwa einen Mitarbeiter anlegen oder den Monat abschließen — nie aber Ihr Abo ändern, kündigen, löschen, Rechtstexten zustimmen, die Lohndatei versenden oder Ihre Zugangsdaten ändern.

Kasten Stripe. Stripe hat zwei Rollen, und beide stehen so in Stripes eigener Datenverarbeitungsvereinbarung (Abschnitt 2): Für die Abwicklung Ihrer Zahlung an AEO verarbeitet Stripe Daten im Auftrag von AEO; für eigene Zwecke — Betrugsvorbeugung, Geldwäsche- und Identitätsprüfung — ist Stripe eigener Verantwortlicher und unterliegt dabei eigenen aufsichts- und geldwäscherechtlichen Pflichten. Mit den Daten Ihrer Beschäftigten hat Stripe nichts zu tun; Stripe steht deshalb nicht im AVV.

Stripe bekommt nicht: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Entgeltdaten, Namen von Beschäftigten. Übermittelt wird, was zur Abrechnung eines Abos nötig ist.

Drittlandbezug. Stripe, Inc. sitzt in den Vereinigten Staaten; Vertragspartnerin für europäische Kunden ist die irische Gesellschaft. Ein Zugriff der Muttergesellschaft ist damit nicht ausgeschlossen. Stripe stützt sich auf die Standardvertragsklauseln und ist nach eigener Angabe unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht ausgeschlossen.

Zur zweiten Zeile: Von der Datenbank wird jede Nacht eine Sicherung erzeugt. Damit ein Ausfall des Servers die Daten nicht vernichtet, wird eine Kopie davon außer Haus abgelegt — auf Speicherplatz der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Diese Kopie ist verschlüsselt, bevor sie das Haus verlässt (restic) — Hetzner kann sie nicht lesen; der Schlüssel liegt ausschließlich bei AEO. Der laufende Betrieb der Anwendung findet in Nürnberg, Deutschland statt (netcup GmbH, Auftragsverarbeitungsvertrag vom 30.08.2026). Am Betrieb beteiligte Unternehmen der Anexia-Gruppe sitzen in Deutschland und Österreich — beides EU, kein Drittland.

5 · Wie lange

Diese Fristen hält ein Lauf ein, der jede Nacht gegen 4:00 Uhr von selbst löscht: Anmeldeanfragen, Bestätigungslinks für die E-Mail-Adresse, Angemeldete Geräte, Fehlversuche beim Einlösen eines Codes, Anfragen an den Betreuer, Bewertungen, Beschwerden und Wechselanträge, Rückmeldungen an AEO, Selbstanmeldungen von Lohnbüros und ihre IP-Adressen, Gespräche mit dem KI-Assistenten und seine vorgeschlagenen Änderungen.

Die Fristen für Anmeldeanfragen laufen seit dem 16.09.2026 automatisch. Davor wurde von diesen Daten nichts gelöscht — auch nicht von Leuten, die nach dem ersten Schritt aufgehört haben.

6 · Welche Rechte Sie haben

Auskunft (Art. 15) · Berichtigung (Art. 16) · Löschung (Art. 17) · Einschränkung (Art. 18) · Datenübertragbarkeit (Art. 20) · Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf ein berechtigtes Interesse gestützt sind — etwa gegen die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an einen Vertriebspartner (siehe Punkt 4).

Dafür genügt eine formlose Nachricht an die Adresse unter Punkt 1.

Eine Einschränkung: Ein Widerspruch gegen die Speicherung der Zustimmungsdaten oder des Protokolls würde die Nachweise zerstören, zu deren Führung AEO vertraglich und gesetzlich verpflichtet ist. In diesem Fall überwiegen die zwingenden schutzwürdigen Gründe (Art. 21 Abs. 1 Halbsatz 2). Wer das nicht möchte, kann den Zugang stilllegen lassen — dann entstehen keine neuen Einträge.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77): Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

7 · Ist die Bereitstellung Pflicht?

Die Angaben unter Punkt 2 sind erforderlich, um die Anwendung zu benutzen. Ohne Zugangsdaten gibt es keinen Zugang. Rückmeldungen an AEO sind freiwillig; wer keine schickt, hat keinen Nachteil. Es gibt über Sie keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling. Ihre Bewertungen, Anfragen und Beschwerden fließen in eine automatische Bewertung Ihres Betreuers ein; das betrifft ihn, nicht Sie.

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Was sich in der Fassung 2026-11-06d geändert hat

Sprachlich überarbeitet: Erläuterungen in eigener Sache sind gestrichen oder sachlich gefasst, und statt „Keks“ heißt es durchgehend „Cookie“. Genauer gefasst ist Punkt 3: Bei verschlüsselter Verbindung sind alle Cookies „Secure“, und die beiden Rückweg-Cookies tragen die Signatur der Anmeldung, die sie verwahren. Punkt 2 sagt, dass Seitenaufrufe höchstens als Summe je Tag und Seite gezählt werden, ohne Bezug zu einer Person.

Was sich in der Fassung 2026-11-06c geändert hat

Die wichtigste Änderung: Die Löschfristen für Anfragen an den Betreuer, Bewertungen, Beschwerden, Wechselanträge und Selbstanmeldungen von Lohnbüros hält jetzt ein nächtlicher Lauf von selbst ein; der frühere Satz, es werde bis dahin von Hand gelöscht, ist gestrichen (Punkt 5).

Daneben: Die Liste der Cookies ist vollständig — sie nennt jetzt alle elf, darunter „vorgang“ für den Weg zum Vertrag, und sagt, welche nicht signiert sind (Punkt 3). Neu beschrieben ist die Übersicht der angemeldeten Geräte mit ihrer Frist (Punkte 2 und 5). Genauer gefasst sind die Fristen für nie beantwortete Anfragen, für Bewertungen, für Rückmeldungen mit einer Erklärung zum Vertrag, für die IP-Adresse bestätigter Lohnbüro-Anmeldungen und für Vorschläge des KI-Assistenten (Punkt 5).

Sprachlich überarbeitet: Warnzeichen und technische Bezeichnungen aus der Programmierung sind durch verständliche Worte ersetzt; am Inhalt ändert das nichts.

Was sich in der Fassung 2026-11-06b geändert hat

Die wichtigste Änderung: Neu ist „Fehler melden / Vorschlag“. Jede angemeldete Person, auch Beschäftigte Ihres Betriebs, kann AEO Fehler, Vorschläge und Fragen schicken. Dafür ist AEO selbst verantwortlich; Ihr Betrieb sieht die Rückmeldungen seiner Beschäftigten nicht. Gelöscht wird ein Jahr nach der Erledigung (Punkte 2 und 5).

Was sich in der Fassung 2026-11-06 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Lohnabrechnungen und Krankmeldungen gehören nicht als Foto in die Übernahme. Vor dem Hochladen von Fotos und Scans bestätigen Sie das; erkannte Lohnabrechnungen ohne Textebene senden wir nicht, und das Modell schreibt keine Lohnabrechnung ab (Kasten Anthropic).

Daneben: Technische Protokolle werden höchstens 14 Tage aufbewahrt (Punkt 5). Der Entwurf einer Tageseingabe im Browser wird auch beim Abmelden gelöscht (Punkte 2 und 3). Beim Hilfezugang wird festgehalten, welchen Betreuer Sie mit Name und Anschrift genehmigt haben.

Was sich in der Fassung 2026-10-09 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Der Hinweis nennt jetzt Ihren Vertriebspartner und was er über Sie erfährt — Firmenname, Vertragsstand, Zahlungen und seine Vergütung, die Kontaktdaten Ihrer Ansprechperson und Ihre Anfragen an ihn, nicht aber Bewertungen und Beschwerden. Sie können jederzeit ohne Partner weitermachen.

Daneben: Hilfezugang mit Protokoll; Anfragen, Bewertung und Beschwerde; die Verbindung mit Ihrem Lohnbüro; der KI-Assistent mit Einrichtungsmodus, dem Entfernen erkannter Angaben vor der Übermittlung und einem Übermittlungsprotokoll; die Schritte bei der Entscheidung über neue Vertragsfassungen; Stripe in seinen zwei Rollen; Speicherfristen für alles Neue.

Preisliste

Gültig für neue Verträge ab Vertragsschluss, für bestehende Verträge ab 16.11.2026. Alle Preise netto; derzeit wird nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben (Kleinunternehmerregelung).

Was die Stufen unterscheidet. Basic: Erfassung, Übersicht, Monatsabschluß, Lohndatei, Prüflauf montags. Pro zusätzlich: Warnung vor dem Ablauf der Aufzeichnungsfrist, Prüflauf jede Nacht, Kennzahlen übers Jahr, Leistungsauswertung je Person. Alle Stufen: Während einer Übernahme Ihrer bisherigen Aufzeichnungen hilft der KI-Assistent auch bei Fragen und Einstellungen. Enterprise zusätzlich: der KI-Assistent auf Dauer (Aufträge in eigenen Worten, jede Änderung erst nach Ihrer Bestätigung; Fragen an uns auf Knopfdruck), die Lohndatei auf Wunsch direkt an Ihr Lohnbüro und die Übernahme Ihrer bisherigen Aufzeichnungen ohne die einmalige Gebühr.

Beispiel: Basic mit 12 Nutzern kostet 58,00 € — die Grundgebühr von 49,00 € und zwei weitere zu je 4,50 €.

Wer gezählt wird

Jeder Nutzer, der angelegt und nicht stillgelegt ist (§ 8 Abs. 2 AGB) — jede Person, für die Zeiten erfaßt werden können, und jeder Zugang zur Anwendung, auch ein reiner Verwaltungszugang ohne eigene Zeiterfassung. Der Inhaber zählt mit.

Ein Mitarbeiterzugang, der fest mit einer erfaßten Person verbunden ist, zählt einmal — nicht zweimal. Ein Chef- oder Verwaltungszugang läßt sich technisch mit keiner erfaßten Person verbinden und zählt deshalb eigenständig: Wer als Chef auch eigene Zeiten erfaßt, ist zwei Nutzer. Die Zugänge Ihres Vertriebspartners und Ihres Lohnbüros zählen nicht.

Wann abgerechnet wird

Je Abrechnungszeitraum im Voraus (§ 8 Abs. 8 AGB). Ihr Abrechnungszeitraum beginnt an dem Tag, an dem Sie ein Zahlungsmittel hinterlegen, nach geschenkter Zeit am Tag danach (§ 8 Abs. 1a AGB) — wer am 14.08. hinterlegt, zahlt am 14.08. für die Zeit bis zum 13.09. und danach an jedem 14. Fehlt dieser Tag einmal (etwa der 31.), beginnt der Zeitraum am letzten Tag davor.

Mehr Nutzer kosten sofort — anteilig. Legen Sie im Lauf eines Abrechnungszeitraums mehr Nutzer an, als für ihn schon berechnet wurden, wird der Mehrbetrag anteilig für die verbleibenden Tage dieses Zeitraums berechnet. Wer an seinem ersten Tag dazukommt, kostet den vollen Satz des Zeitraums; wer bei noch elf von dreißig Tagen dazukommt, elf Dreißigstel davon. Der Betrag erscheint auf der nächsten Rechnung (§ 8 Abs. 3 AGB) — er wird nicht einzeln eingezogen.

Im selben Abrechnungszeitraum zahlen Sie für dieselbe Zahl nur einmal. Stillgelegte und im selben Zeitraum wieder aktivierte Nutzer kosten nichts zusätzlich (§ 8 Abs. 4 AGB).

Eine höhere Stufe gilt sofort und wird sofort bezahlt. Der Mehrbetrag für die verbleibenden Tage des laufenden Zeitraums wird mit einer eigenen Rechnung sofort eingezogen; erst wenn die Zahlung durch ist, gilt die neue Stufe. Eine niedrigere Stufe gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.

Ein Wechsel nach oben beendet Ihre laufende Gratiszeit, und zwar die ganze. Wechseln Sie in eine höhere Stufe, während geschenkte Zeit läuft, endet die gesamte restliche geschenkte Zeit mit dem Wechsel, auch wenn sie aus mehreren Gutscheinen besteht. Sie wird weder erstattet noch gutgeschrieben. Ihr erster bezahlter Abrechnungszeitraum beginnt am Tag des Wechsels, zum vollen Betrag der neuen Stufe, sofort eingezogen. Vor dem Klick zeigt Ihnen die Anwendung, bis wann Ihre Gratiszeit sonst gelaufen wäre und was eingezogen wird. Wer die Gratiszeit behalten will, wechselt nach ihrem Ende (§ 8 Abs. 2a Buchstabe a AGB). Geschenkte Zeit, die erst nach einem schon bezahlten Zeitraum beginnt, bleibt bestehen.

Weniger Nutzer wirken ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Der laufende Zeitraum wird nicht ermäßigt und nicht erstattet; maßgeblich ist dann der Stand an seinem letzten Tag (§ 8 Abs. 5 AGB).

Einmalige Leistungen

Übernahme Ihrer bisherigen Aufzeichnungen: 99,00 € einmalig. Sie laden hoch, was Sie haben — Tabellen, PDF oder Fotos, auch von Hand geschriebene Zettel, eine Datei je Person oder eine für den ganzen Betrieb —, wir lesen daraus Stammdaten und Arbeitszeiten und legen sie an. Vor dem Schreiben sehen Sie jeden Tag in einer Vorschau und bestätigen ihn (§ 2 Abs. 5 AGB).

Berechnet wird einmal je Betrieb, mit der Übernahme — nicht je Datei und nicht je Blatt. Wer den Umzug auf mehrere Dateien aufteilt oder einen mißlungenen Versuch wiederholt, zahlt nicht zweimal. Sie erhalten dafür eine eigene Rechnung, die sofort über Ihr hinterlegtes Zahlungsmittel eingezogen wird.

Ohne diese Übernahme kostet nichts extra: Zeiten von Hand einzutragen ist im Abonnement enthalten.

Die Übernahme kostet nichts in der Stufe Enterprise und mit einem Gutschein für die KI-Einrichtung.

Gutscheine, Empfehlungen und Vorteile

Ein Gutschein schenkt Abrechnungszeiträume einer Stufe oder die KI-Einrichtung. Liegt die geschenkte Stufe auf oder über Ihrer gebuchten, nutzen Sie sie in dieser Zeit ohne Entgelt; die Zeit beginnt nach dem, was schon bezahlt oder geschenkt ist. Liegt sie darunter, behalten Sie Ihre Stufe und bekommen ihren Betrag je Zeitraum als Guthaben gutgeschrieben — Sie zahlen dann nur die Differenz. Ein Guthaben ist kein Geld: Es wird nicht ausgezahlt, nicht übertragen und mit Ihren nächsten Rechnungen verrechnet, auch für weitere Standorte. Was beim Ende Ihres letzten Vertrags nicht verrechnet ist, verfällt; auf einen späteren neuen Vertrag geht es nicht über. Guthaben aus Ihren eigenen Zahlungen (etwa einer Überzahlung) zahlen wir dagegen zurück (§ 8a Abs. 1a AGB). Mehrere Codes gelten nacheinander, die höchste Stufe zuerst. Geschenkte Zeit reicht höchstens 12 Abrechnungszeiträume voraus (§ 8a Abs. 1 AGB).

Geschenkt ist geschenkt, beim Kündigen. Kündigen Sie, während geschenkte Zeit läuft oder noch wartet, endet Ihr Vertrag erst mit ihrem Ende (§ 9 Abs. 2a AGB). Das gilt für das Vertragsende; beim Wechsel in eine höhere Stufe endet laufende geschenkte Zeit (siehe oben, „Ein Wechsel nach oben“).

Empfehlung. Kommt ein Betrieb über Ihren Empfehlungscode zu uns und läuft sein Abonnement einen Monat nach seiner ersten Abbuchung noch, schenken wir Ihnen einen Abrechnungszeitraum der Stufe, die der geworbene Betrieb gebucht hat — als Zeit oder, liegt sie unter Ihrer, als Guthaben (höchstens zwölf im Jahr). Nicht belohnt werden eigene weitere Standorte, Betriebe mit derselben geschäftlichen E-Mail-Domain oder derselben Steuernummer und Betriebe, die über einen Vertriebspartner kommen. Der geworbene Betrieb zahlt den normalen Preis (§ 8a Abs. 3 AGB).

Über Ihr Lohn- oder Steuerbüro. Melden Sie sich mit dem Code Ihres Büros an, ist Ihr erster Abrechnungszeitraum Enterprise ohne Entgelt, gleich welche Stufe Sie buchen; danach gilt Ihre Stufe. Das Büro bekommt dafür nichts (§ 8a Abs. 5 AGB).

Betreuung durch einen Vertriebspartner kostet Sie nichts zusätzlich; es gelten die Preise dieser Liste (§ 4a Abs. 5 AGB).

Was nicht dazukommt

Eine Einrichtungsgebühr fällt nur an, wenn sie im Angebot ausdrücklich ausgewiesen ist (§ 8 Abs. 6 AGB). Derzeit ist keine ausgewiesen.

Wenn sich die Preise ändern

Wir teilen Ihnen eine Änderung mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Die Mitteilung nennt den bisherigen und den neuen Betrag, den Tag, ab dem er gilt, und den Grund.

Ein neuer Preis gilt für Sie erst, wenn Sie ihm zustimmen. Schweigen gilt nicht als Zustimmung (§ 8 Abs. 10, § 12 Abs. 3 AGB). Bis zu diesem Tag gilt der bisherige Preis.

Sie entscheiden in der Anwendung: Zustimmen oder Ablehnen. Bis Sie entschieden haben, kann die Anwendung Ihre Verwaltungsseiten auf diese Frage beschränken. Ihre Mitarbeiter erfassen weiter, und Arbeitszeitnachweis, Export und Auskunft bleiben immer erreichbar; nach Ihrer Entscheidung, gleich welcher, ist alles wieder offen (§ 12 Abs. 7 AGB).

Wenn Sie ablehnen oder nicht zustimmen, endet der Vertrag mit Ablauf des Abrechnungszeitraums, in den der Tag des neuen Preises fällt, läuft geschenkte Zeit, mit deren Ende (§ 12 Abs. 4 AGB). Bis dahin bleibt alles beim Alten, auch der Preis; danach haben Sie dreißig Tage Zeit, Ihre Daten herunterzuladen (§ 10 Abs. 2 AGB). Früher kündigen können Sie jederzeit (§ 9 Abs. 2 AGB).

Eine Grenze, die für uns gilt. Eine Erhöhung ist auf den Ausgleich gestiegener Kosten beschränkt und wird in der Mitteilung begründet (§ 8 Abs. 10 AGB).

Was sich in der Fassung 2026-11-16 geändert hat

Die wichtigste Änderung gegenüber der Fassung 2026-09-23: Über einen neuen Preis entscheiden Sie künftig vor seinem Stichtag, mit Zustimmen oder Ablehnen; bis dahin kann die Anwendung die Verwaltungsseiten auf diese Frage beschränken, Mitarbeiter, Nachweise und Export nie. Wer ablehnt, zahlt den alten Preis bis zum Vertragsende. Die Beträge für Basic und Pro sind unverändert.

Der Wortlaut ist derselbe wie in der Fassung 2026-11-06; neu sind nur die Angabe, ab wann diese Liste gilt, und dieser Abschnitt. Sie tritt an die Stelle der Fassung 2026-11-06.

Daneben, gegenüber der Fassung 2026-09-23: Enterprise steht in der Liste (129,00 € je Abrechnungszeitraum mit 10 Nutzern, jeder weitere 11,50 €), mit dem, was die Stufen unterscheidet; eine höhere Stufe wird sofort mit eigener Rechnung bezahlt, eine niedrigere gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum; der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Hinterlegen des Zahlungsmittels, nach geschenkter Zeit am Tag danach; ein Wechsel nach oben beendet die ganze laufende Gratiszeit; Guthaben ist kein Geld und verfällt mit dem Vertragsende; die Empfehlungsbelohnung richtet sich nach der Stufe des Geworbenen; mit dem Code Ihres Lohn- oder Steuerbüros ist der erste Zeitraum Enterprise ohne Entgelt; Zugänge von Partner und Lohnbüro zählen nicht als Nutzer; die Beispieltabelle für 10 bis 70 Nutzer ist entfallen.

Was sich in der Fassung 2026-11-06 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Über einen neuen Preis entscheiden Sie künftig vor seinem Stichtag, mit Zustimmen oder Ablehnen; bis dahin kann die Anwendung die Verwaltungsseiten auf diese Frage beschränken, Mitarbeiter, Nachweise und Export nie. Wer ablehnt, zahlt den alten Preis bis zum Vertragsende.

Daneben: Enterprise steht in der Liste; der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Hinterlegen des Zahlungsmittels; ein Wechsel nach oben beendet die ganze laufende Gratiszeit; Guthaben ist kein Geld und verfällt mit dem Vertragsende; die Empfehlungsbelohnung richtet sich nach der Stufe des Geworbenen; mit dem Code Ihres Lohn- oder Steuerbüros ist der erste Zeitraum Enterprise ohne Entgelt; Zugänge von Partner und Lohnbüro zählen nicht als Nutzer.