Merkblatt Zeiterfassung für Mitarbeiter

Das Merkblatt, das Sie Ihren Mitarbeitern geben · zum Ausdrucken oder Weiterleiten · Stand 18.10.2026

Wozu es da ist. Wer Arbeitszeit erfaßt, verarbeitet personenbezogene Daten — und muß die Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung informieren (Art. 13 DSGVO), nicht danach. Das ist die Pflicht des Betriebs, nicht die eines Anbieters. Wir nehmen sie Ihnen nicht ab; wir geben Ihnen den Text dafür.
Die Angaben in [eckigen Klammern] setzen Sie ein. Wir füllen sie nicht aus — wir kennen weder Ihren Betriebsrat noch Ihre Aufsichtsbehörde.

Sie dürfen ihn frei benutzen — ausdrucken, abtippen, in Ihre eigenen Unterlagen übernehmen, auch ohne Vertrag mit uns. Innungen und Steuerberater dürfen ihn weitergeben.

Information über die Erfassung Ihrer Arbeitszeit

Verantwortlich: [Name und Anschrift Ihres Betriebs]
Ansprechpartner: [Name, Telefon, E-Mail]
Stand: 10.10.2026

Worum es geht

In unserem Betrieb wird die Arbeitszeit elektronisch erfaßt. Wir sind dazu verpflichtet: Seit dem Beschluß des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist die Arbeitszeit vollständig und für jeden Tag aufzuzeichnen; wo der Mindestlohn gilt, verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG die Aufzeichnung spätestens am siebten Tag.

Welche Daten erfaßt werden

Je Tag: Beginn und Ende der Arbeit, Pause, Fahrzeit, Einsatzort, An- und Abreise, Zuschlagssatz und — wenn Sie ihn eintragen — ein Bemerkungstext
Abwesenheit: Urlaub, Krankheit und die weiteren in unserem Betrieb eingerichteten Arten
Zu Ihrer Person: Name, Personalnummer, Eintritt und Austritt, vereinbarte Tagesstunden, Stundenlohn
Wer etwas eingetragen hat und wann — und, wenn ein Tag nachträglich berichtigt wurde, wer ihn berichtigt hat und mit welcher Begründung

Nicht erfaßt werden: Ihr Standort, die Adresse Ihres Geräts, Inhalte von Nachrichten, eine Überwachung der Pausenlage im Einzelnen oder irgendeine Form der Beobachtung während der Arbeit. Die Anwendung weiß, daß und wie lange Sie gearbeitet haben — nicht, wo Sie sich befinden.

Krankheitstage sind Gesundheitsdaten

Daß Sie an einem Tag krank waren, ist eine Angabe über Ihre Gesundheit im Sinne des Art. 9 DSGVO und besonders geschützt. Erfaßt wird nur die Tatsache und die Dauer — keine Diagnose, kein Attest, kein Name eines Arztes. Grundlage ist § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO: Wir brauchen die Angabe, um Entgeltfortzahlung und Urlaubsanspruch richtig zu berechnen.

Wozu und auf welcher Grundlage

Erfüllung unserer Pflichten aus ArbZG, MiLoG und Steuerrecht — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Durchführung Ihres Arbeitsverhältnisses, insbesondere Lohnabrechnung — § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
[weitere Zwecke eintragen, falls es welche gibt — zum Beispiel Einsatzplanung; dann mit eigener Grundlage]

[Falls eine Betriebsvereinbarung besteht: Grundlage ist außerdem die Betriebsvereinbarung vom …]

Wer die Daten sieht

Sie selbst — Ihre eigenen Tage, jederzeit in der Anwendung
[Geschäftsführung / Betriebsleitung] — die Zeiten aller Mitarbeiter unseres Betriebs
Andere Mitarbeiter sehen Ihre Zeiten nicht.
[Ihr Lohnbüro / Steuerberater] — die monatliche Auswertung, soweit für die Abrechnung nötig
AEO IT & Consulting als technischer Dienstleister, im Auftrag und weisungsgebunden (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO). Die Server stehen in Deutschland.
Nur wenn unser Betrieb die KI-Funktionen nutzt (Übernahme alter Zettel, Assistent): Anthropic Ireland Limited mit Sitz in Irland als Unterauftragsverarbeiter von AEO; verarbeitet wird in den USA und weiteren Drittländern, also außerhalb der Europäischen Union, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wie lange

So lange, wie es vorgeschrieben ist: zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG, und bis zu acht Jahre nach § 147 Abs. 3 AO, soweit die Daten in die Lohnabrechnung eingehen. Danach werden sie gelöscht.

Der Monat wird versiegelt

Am Monatsende wird der Monat abgeschlossen. Danach kann niemand ihn mehr unbemerkt ändern — auch wir nicht: Über alle Einträge wird eine Prüfsumme gebildet und aufbewahrt. Das schützt Sie: Ihr Nachweis bleibt so, wie er war.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und — soweit eine Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht — Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; zuständig ist [Aufsichtsbehörde des Bundeslandes].

Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO können Sie jederzeit verlangen — die Zeiterfassung stellt sie auf Knopfdruck bereit, mit allem, was zu Ihnen gespeichert ist.

Keine automatische Entscheidung

Die Zeiterfassung trifft keine Entscheidungen über Sie. Sie rechnet Stunden und weist auf Lücken hin; jede Folge daraus zieht ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Freiwillig ist das nicht — und das ist gut so

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie können der Aufzeichnung selbst nicht widersprechen (sie beruht auf einer gesetzlichen Pflicht, nicht auf einem berechtigten Interesse), und wir können darauf nicht verzichten. Sie ist aber auch zu Ihrem Schutz da: Ohne Aufzeichnung läßt sich nicht belegen, wann Sie gearbeitet haben.

[Ort, Datum, Unterschrift]

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