Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis für das Büro-Konto

Fassung 2026-10-09c

Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis für das Büro-Konto (Lohnbüros und Kanzleien)

Fassung 2026-10-09c · Stand 09.10.2026 · Fassungskennung 2026-10-09c

Gilt für das kostenlose Büro-Konto unter zeit.aeo-it.de.

Teil A — Nutzungsbedingungen

§ 1 Anbieter, Geltung

(1) Anbieter ist AEO IT & Consulting, Inhaber Ali Enes Özcan, Mühlenstraße 250, 45475 Mülheim an der Ruhr, info@aeo-it.de, 0177 3464867 („AEO“).

(2) Diese Bedingungen gelten für das Büro-Konto, das ein Lohnbüro, ein Buchführungsbüro oder eine Steuerberatungskanzlei („Büro“) bei AEO anlegt. Das Büro-Konto steht nur Unternehmern (§ 14 BGB) für ihre berufliche Tätigkeit offen.

(3) Für die Zeiterfassung der Betriebe gelten deren Verträge mit AEO. Das Büro wird dadurch nicht Vertragspartner dieser Verträge.

§ 2 Was das Büro-Konto ist

(1) Mit dem Büro-Konto kann das Büro

a) das Format der Lohndatei beschreiben, die die Zeiterfassung am Monatsende erzeugt (Spalten, Trennzeichen, Zeichensatz, Kopfzeilen, Dateiname), auch durch Einlesen einer Formatdatei, und es an einer Vorschau mit erfundenen Beispieldaten prüfen;

b) dieses Format an alle Betriebe verteilen, die sich mit dem Büro verbunden haben, und es als Formatdatei weitergeben;

c) sehen, welche Betriebe mit ihm verbunden sind, seit wann und welcher Formatstand dort gilt.

(2) Das Büro sieht über das Büro-Konto keine Personendaten der Beschäftigten der Betriebe, keine Arbeitszeiten, keine Lohndateien und keine Zahlungsdaten. Die Lohndatei erhält es weiterhin vom Betrieb; ob und wie der Betrieb sie übermittelt, entscheidet der Betrieb. Lässt ein Betrieb (Stufe Enterprise) die Lohndatei über die Zeiterfassung an eine Adresse des Büros bereitstellen, ist das eine Übermittlung des Betriebs mit einem befristeten Abholverweis; sie läuft nicht über das Büro-Konto.

(3) Verbinden kann nur der Betrieb, indem er den Code des Büros in seinen Stammdaten einträgt. Er kann die Verbindung jederzeit trennen; eine schon verteilte Formatkopie bleibt dann beim Betrieb. Das Büro kann sich nicht selbst mit einem Betrieb verbinden.

(4) Ein verteiltes Format ist beim Betrieb schreibgeschützt, bis der Betrieb es „löst“. Ab dann ist es sein eigenes; spätere Verteilungen des Büros erreichen diese Kopie nicht mehr.

§ 3 Kostenlos, ohne Gegenleistung

(1) Das Büro-Konto ist kostenlos. Das Büro schuldet AEO keine Gegenleistung, insbesondere keine Empfehlung der Zeiterfassung.

(2) Das Büro erhält von AEO für die Empfehlung oder Vermittlung von Betrieben keine Provision und keinen sonstigen Vorteil. Der Vorteil für Betriebe, die sich mit dem Code eines Büros anmelden (derzeit: der erste Abrechnungszeitraum in der Stufe Enterprise ohne Entgelt), steht ausschließlich dem Betrieb zu. Er wird weder an das Büro ausgezahlt noch mit Leistungen an das Büro verrechnet.

(3) Das Büro-Konto ist ein Arbeitsmittel für die Bearbeitung der Lohndaten der Betriebe, die das Büro betreut. Es darf nicht zu anderen Zwecken genutzt oder Dritten überlassen werden.

§ 4 Angaben bei der Anmeldung; Art des Büros

(1) Das Büro macht bei der Anmeldung wahre Angaben, insbesondere zur Art des Büros:

a) Steuerberatungskanzlei (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Berufsausübungsgesellschaft nach dem Steuerberatungsgesetz) oder

b) Lohn- oder Buchführungsbüro ohne Steuerberaterzulassung, das im Rahmen von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG tätig ist.

(2) AEO kann die Art anhand öffentlicher Verzeichnisse prüfen und berichtigen. Bis zu einer Klärung wird ein Büro wie eine Steuerberatungskanzlei behandelt.

(3) Ein Lohn- oder Buchführungsbüro ohne Zulassung kann zusätzlich einen Vermittlervertrag mit AEO schließen. Das ist ein gesonderter Vertrag mit eigenen Bedingungen und setzt eine eigene Prüfung durch AEO voraus. Für Steuerberatungskanzleien bietet AEO keinen Vermittlervertrag an.

§ 5 Zugang und Sicherheit

(1) Das Büro bestätigt seine E-Mail-Adresse über einen Link, legt ein Passwort fest und richtet einen zweiten Faktor (Authenticator-App) ein.

(2) Das Büro hält seine Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter. Es teilt AEO unverzüglich mit, wenn es annimmt, dass ein Dritter sie kennt.

(3) Der Code des Büros darf an Betriebe weitergegeben werden. Er öffnet keinen Zugang zu Daten.

§ 6 Pflichten des Büros beim Format

(1) Das Büro richtet Formate nach den Anforderungen seines Lohnprogramms ein und prüft vor der ersten echten Abrechnung mit einer Testdatei, dass sein Lohnprogramm die Datei richtig einliest.

(2) AEO schuldet nicht, dass eine Datei in einem bestimmten Lohnprogramm eingelesen werden kann. AEO stellt die Mechanik bereit, die das Büro einstellt; maßgeblich ist, was das Büro einstellt. Namen von Lohnprogrammen dienen nur der Beschreibung; AEO ist nicht Partner und nicht zertifiziert bei deren Herstellern, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

(3) Das Büro verteilt kein Format, das es nicht geprüft hat, und teilt den verbundenen Betrieben eine Änderung des Formats mit, die deren Abläufe betrifft.

§ 7 Verfügbarkeit, Änderungen

(1) AEO stellt das Büro-Konto ohne Zusage einer bestimmten Verfügbarkeit bereit. Wartungsarbeiten kündigt AEO nach Möglichkeit vorher an.

(2) AEO kann Funktionen des Büro-Kontos ändern, wenn die in § 2 genannten Kernfunktionen erhalten bleiben oder AEO das Büro mindestens vier Wochen vorher in Textform informiert. Formate, die schon an Betriebe verteilt sind, bleiben bei diesen erhalten.

(3) Neue Fassungen dieser Bedingungen werden dem Büro vor ihrem Wirksamwerden mit Hervorhebung der Änderungen angezeigt. Nimmt es sie nicht an, kann jede Seite das Büro-Konto nach § 9 beenden.

§ 8 Haftung

(1) AEO haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und für arglistig verschwiegene Mängel.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet AEO nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung das Büro regelmäßig vertrauen darf), begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Die Haftung von AEO gegenüber den Betrieben aus deren Verträgen bleibt unberührt.

§ 9 Dauer, Kündigung, Sperre

(1) Das Büro-Konto läuft auf unbestimmte Zeit. Das Büro kann es jederzeit ohne Frist löschen lassen; AEO kann es mit einer Frist von vier Wochen beenden.

(2) AEO kann das Büro-Konto sofort sperren, wenn das Büro bei der Anmeldung unwahre Angaben gemacht hat, das Konto missbraucht, Zugangsdaten weitergibt oder ein begründeter Verdacht dafür besteht. Die Betriebe behalten ihre Formatkopien.

(3) Endet das Büro-Konto, werden alle Verbindungen getrennt. Die an Betriebe verteilten Formatkopien bleiben bei den Betrieben und werden deren eigene.

§ 10 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist das Büro Kaufmann, ist Gerichtsstand Mülheim an der Ruhr.

Teil B — Datenschutzhinweis für das Büro-Konto (Art. 13 DSGVO)

1 · Verantwortlicher

AEO IT & Consulting, Inhaber Ali Enes Özcan, Mühlenstraße 250, 45475 Mülheim an der Ruhr, info@aeo-it.de, 0177 3464867. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt (§ 38 Abs. 1 BDSG).

2 · Was wir verarbeiten, wozu, auf welcher Grundlage

Daten	Wozu	Rechtsgrundlage
Name des Büros, E-Mail-Adresse, Art des Büros	Anmeldung, Kontakt, Zuordnung der berufsrechtlichen Grenze (keine Vorteile an Kanzleien)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Art zusätzlich lit. f (nachweisen, dass Kanzleien keinen Vorteil erhalten)
Anmeldeanfrage: Prüfwert des Bestätigungslinks (nie der Link selbst), Zeitpunkt, IP-Adresse zur Drosselung	Missbrauch des Formulars verhindern (fremde Postfächer zuschütten, Konten im fremden Namen)	Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO
Zugangsdaten: Passwort (nur als Hash), zweiter Faktor, letzte Anmeldung, Fehlversuche	sichere Anmeldung	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f, Art. 32 DSGVO
Annahme der Nutzungsbedingungen: Fassung, Zeitpunkt	Nachweis des Vertragsschlusses	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Formate, die das Büro anlegt, und deren Verteilung	Leistung des Büro-Kontos	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Verbindungen zu Betrieben: welcher Betrieb, seit wann, Formatstand	Verteilen der Formate	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Protokoll der Änderungen	Nachvollziehbarkeit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Technische Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite, Browserkennung)	Betrieb und Sicherheit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Rückmeldungen an AEO („Fehler melden / Vorschlag“): Art (Fehler, Vorschlag, Frage), Ihr Text, die Seite (nur der Pfad), Rolle, Büro, Zeitpunkt; ob und wann AEO sie erledigt hat	Fehler finden und beheben, Fragen beantworten, das Büro-Konto verbessern. Die Nachricht an AEO über den Eingang enthält weder Text noch Namen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Anwendung); freiwillig

Personendaten von Beschäftigten der Betriebe verarbeitet AEO im Büro-Konto nicht und gibt sie dem Büro nicht heraus. Die Vorschau zeigt erfundene Beispieldaten. Bitte schreiben Sie deshalb auch in eine Rückmeldung keine Namen, Lohn- oder Gesundheitsangaben von Mandanten oder deren Beschäftigten; steht trotzdem eine solche Angabe darin, löscht AEO sie, sobald AEO sie bemerkt. Rückmeldungen gehen nicht an einen KI-Dienst.

3 · Empfänger

netcup GmbH, Karlsruhe (Server in Nürnberg; E-Mail-Versand) und Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (verschlüsselte Sicherung), beide als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Betriebe, die sich mit dem Büro verbinden, sehen den Namen des Büros und dessen verteilte Formate.
Keine Übermittlung in Drittländer, kein Zahlungsanbieter.

4 · Speicherdauer

Was	Wie lange
Anmeldeanfrage ohne Bestätigung	30 Tage; bis ein eigener Löschlauf eingerichtet ist, löscht AEO von Hand
Bestätigungslink	48 Stunden, danach wird der Prüfwert geleert
Büro-Konto, Formate, Verbindungen	solange das Konto besteht; nach dem Löschen 30 Tage, dann entfernt
Annahme der Nutzungsbedingungen	Dauer des Kontos und 3 Jahre danach (Verjährung, §§ 195, 199 BGB)
Protokoll	3 Jahre
Rückmeldungen an AEO	1 Jahr nach der Erledigung, spätestens 2 Jahre nach dem Eingang; mit dem Büro-Konto gelöscht

5 · Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Formlose Nachricht an die Adresse unter 1 genügt. Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (Art. 77).

6 · Pflicht zur Angabe

Name, E-Mail-Adresse und Art des Büros sind für das Konto erforderlich. Keine automatisierte Entscheidung, kein Profiling.

Was sich in der Fassung 2026-10-09c geändert hat

Die wichtigste Änderung: Neu ist „Fehler melden / Vorschlag“ (Teil B, Punkte 2 und 4). Teil A, die Nutzungsbedingungen, ist unverändert. Gestrichen ist ein technischer Vermerk im Kopf, wo dieser Text angezeigt wird.

Was sich in der Fassung 2026-10-09b geändert hat

Die wichtigste Änderung: Die Haftung von AEO ist neu gefasst (§ 8). AEO haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit und bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit; bei einfacher Fahrlässigkeit für die Verletzung wesentlicher Pflichten, begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Bisher war die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ganz ausgeschlossen.

Was sich in der Fassung 2026-10-09 geändert hat

Die wichtigste Änderung: Diese Bedingungen sind neu. Das Büro-Konto ist kostenlos und ein Arbeitsmittel für Ausgabeformate; das Büro sieht keine Daten der Beschäftigten und erhält für Empfehlungen nichts. Der Vorteil für Betriebe, die sich mit dem Code des Büros anmelden, steht allein dem Betrieb zu.

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