Sie richten das Format selbst ein – einmal, für alle Ihre Mandanten

Das Problem, das Sie kennen

Jeder Mandant führt seine Stunden anders: der eine eine Tabelle, der nächste einen Ordner mit Zetteln, der dritte eine Liste, die seit Jahren mitgewachsen ist. Was bei Ihnen ankommt, muß abgetippt, umsortiert oder nachgefragt werden — jeden Monat neu, bei jedem Mandanten anders.

Und am Ende haftet der Betrieb dafür, daß die Aufzeichnung vollständig ist (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG) — Sie bekommen nur, was er zusammenbekommt.

So geht es – in drei Schritten

1. Büro-Konto anlegen. Name, E-Mail-Adresse und ob Sie eine Steuerberatungskanzlei oder ein Lohnbüro sind, dann ein Link zum Bestätigen, ein Passwort und der zweite Faktor (eine Authenticator-App). Jetzt anlegen
2. Format einrichten — von Hand, nach einem Startpunkt oder aus einer Formatdatei. Eine Vorschau mit erfundenen Zeilen zeigt sofort, wie die Datei aussieht.
3. Mandanten geben Ihren Code ein. Jedes Büro-Konto hat einen Code. Der Mandant trägt ihn in seinen Stammdaten ein — dann sind Sie verbunden, und „An alle verbundenen Betriebe“ bringt Ihr Format zu jedem von ihnen. Ändern Sie es später, verteilen Sie einfach neu.

Ohne Konto geht es auch: Ein Format läßt sich als Formatdatei weitergeben, die der Mandant selbst einliest.

Sonderkonditionen für Ihre Mandanten

Ihre Mandanten bekommen den ersten Monat Enterprise kostenlos – Sie selbst bekommen dafür nichts, und das ist Absicht (Berufsrecht).

Ein neuer Mandant meldet sich über Ihren Link an oder gibt Ihren Code bei der Anmeldung ein. Danach gilt die Stufe, die er gebucht hat, und sein Betrieb ist mit Ihrem Büro verbunden – trennen kann er jederzeit.

Was Sie einstellen können

Nicht „wir haben eine Schnittstelle“, sondern: Sie legen die Datei fest. Einmal eingerichtet, kommt sie jeden Monat so heraus.

• 19 Spalteninhalte in freier Reihenfolge — Personalnummer, Name, Lohnart, Menge, Einheit, feste Texte und Leerspalten
• 4 Trennzeichen und 3 Zeichensätze — auch die alte Windows-Kodierung, wenn Ihr Programm darauf besteht
• 4 Datumsformate, zwei Zeilenaufbauten (eine Zeile je Lohnart oder eine Zeile je Person)
• Ein eigener Kopfblock vor den Daten und ein eigenes Muster für den Dateinamen, mit Platzhaltern für Monat, Jahr und Betrieb

Die Lohnartnummern trägt jeder Mandant selbst ein, nach Ihrer Liste — sie gehören zum Betrieb, nicht zum Format.

Was Sie sehen – und was nicht

In Ihrem Konto sehen Sie, welche Betriebe mit Ihnen verbunden sind, seit wann, und welcher Formatstand dort gilt. Sie sehen keine Namen, keine Stunden und keine Lohndatei Ihrer Mandanten. Verbinden und trennen kann nur der Betrieb.

Was am Monatsende bei Ihnen ankommt

• Ihre Datei, in Ihrem Format — der Mandant lädt sie herunter und schickt sie Ihnen
• Ein PDF je Person für die Ablage des Mandanten — mit Kommen, Gehen, Pause und Fahrzeit je Tag
• Ein versiegelter Monat. Nach dem Abschluß kann ihn niemand mehr unbemerkt ändern; über alle Einträge steht eine Prüfsumme. Was Sie bekommen, ist das, was erfaßt wurde.

Daß die Datei von selbst bei Ihnen ankommt — als befristeter Abholverweis per E-Mail, ohne Anhang —, gibt es für Mandanten in der Stufe Enterprise. In den anderen Stufen schickt der Mandant die Datei selbst.

Zuschläge, Verpflegungsmehraufwand und Mindestlohngrenzen rechnet die Anwendung aus den Einstellungen des jeweiligen Betriebs — und nur daraus. Wo nichts hinterlegt ist, wird nichts angenommen.

Was es Sie kostet

Nichts. Das Büro-Konto ist für Sie kostenlos. Die Anwendung zahlt der Betrieb.